Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk Pengiriman Kargo Udara

1. Pendahuluan: Esensi SOP dalam Kargo Udara

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah fondasi sistematis yang memastikan setiap langkah pengiriman kargo udara dilakukan dengan konsisten, aman, dan patuh regulasi. Dengan SOP, perusahaan mengurangi risiko human error, meningkatkan efisiensi, dan mempertahankan reputasi layanan. Panduan ini membahas 18 aspek utama SOP, memberikan kerangka kerja lengkap bagi eksekutif logistik, manajer operasi, dan ground handling.

2. Ruang Lingkup dan Tujuan SOP

Ruang Lingkup: Mencakup seluruh proses door-to-door—dari booking, document preparation, warehouse handling, load planning, hingga final delivery.
Tujuan: Menjamin keamanan, akurasi, dan efisiensi, serta mematuhi regulasi IATA, ICAO, dan otoritas nasional.

3. Struktur Dokumen SOP

• Pendahuluan dan Definisi: Terminologi, lingkup, dan tujuan.

• Prosedur Utama: Step-by-step workflow.

• Tanggung Jawab: Peran setiap departemen dan personil.

• Formulir dan Dokumen Terlampir: AWB template, checklist inspeksi, MCO/MCI forms.

4. Tahap 1: Booking dan Konfirmasi Awal

4.1 Proses Booking

Pengirim mengajukan booking melalui portal TMS, mencantumkan detail AWB, jenis barang, dimensi, berat, dan handling code.

4.2 Konfirmasi

Customer service memverifikasi data, mengirim booking confirmation, dan menyiapkan nomor AWB serta jadwal cut-off.

5. Tahap 2: Persiapan Dokumen

5.1 Dokumen Utama

• Air Waybill (AWB) dan House AWB.

• Commercial invoice dan packing list.

• Certificate of Origin, safety data sheets (DG), serta health certificates (perishable).

5.2 Verifikasi Dokumen

Quality Control memeriksa kelengkapan, kesesuaian HS code, nilai C&F, dan tanda tangan authorized signatory.

6. Tahap 3: Warehouse Receiving

6.1 Inspeksi Barang

Warehouse crew melakukan physical inspection: quantity, weight, and damage check, sesuai checklist SOP.

6.2 Penerbitan Gate Pass

Setelah validasi, barang diberi gate pass dan ditempatkan di staging area yang sesuai kategori: general, DG, perishables.

7. Tahap 4: Penanganan Khusus (DG, Perishable, Valuable)

7.1 Dangerous Goods

Sesuai IATA DGR, packing, labeling, dan documentation harus diuji performance test dan DG declaration dilengkapi.

7.2 Perishable Goods

Cold chain SOP: pre-cool, validated packaging, temperature logging, dan direct cold corridor handling.

7.3 Valuable Cargo

Vault storage, armed guard, tamper-evident seals, serta inventory reconciliation per movement.

8. Tahap 5: Load Planning dan Manifest Outbound (MCO)

8.1 Software Load Planning

Load controller menggunakan 3D load planning software untuk distribusi ULD, mengatur CG, dan meminimalkan trim.

8.2 Penerbitan MCO

MCO final diterbitkan min. 60 menit sebelum departure, memuat detail AWB, ULD placement, dan total chargeable weight.

9. Tahap 6: Ground Handling dan Uplift

9.1 Koordinasi Ground Crew

Scheduling forklift, belt loader, dan follow SOP safety briefing serta PPE.

9.2 Scanning dan Verification

Setiap AWB/ULD discan untuk update manifest, meminimalkan misload.

10. Tahap 7: In-Flight Monitoring

Monitoring kargo via telemetry (perishable) dan periodic checks pada flight deck messages. Crew SOP untuk emergency handling.

11. Tahap 8: Manifest Inbound (MCI) dan Offload

MCI diterbitkan max. 30 menit setelah touchdown, lalu ground handler melakukan offload per scan, mencatat exceptions.

12. Tahap 9: Customs Clearance dan Delivery Order

Customs broker memproses e-Manifest, release order diterbitkan untuk forwarder, dan delivery order diserahkan.

13. Tahap 10: Last-Mile Dispatch

Dispatch team merencanakan rute last-mile, driver handover, dan proof of delivery dengan signature RH.

14. Audit Kepatuhan dan Inspeksi

14.1 Internal Audit

Checklist triwulan: dokumen, SOP adherence, kinerja KPI.

14.2 External Audit

Regulator audit tahunan: IATA CEIV, local CAA, dan bea cukai compliance.

15. Manajemen Risiko dan Kontinjensi

Develop contingency plans: AOG parts shipping, alternate cold chain route, dan emergency DG spill response.

16. Pelatihan dan Sertifikasi Personil

Modul training SOP, DG certifications, cold chain handling, serta evaluasi praktikum setiap 6 bulan.

17. Continuous Improvement dan KPI

Dashboard KPI: On-time Delivery, Damage Rate, Manifest Accuracy, Throughput Time, dan Root Cause Analysis untuk setiap deviation.

18. Kesimpulan: Menjaga Standar Kinerja Melalui SOP

Standarisasi proses kargo udara melalui SOP adalah kunci untuk konsistensi operasi, pengelolaan risiko, dan peningkatan kepuasan pelanggan. Dengan mengimplementasikan 18 bab panduan ini—dari booking hingga delivery order—organisasi dapat menciptakan operasi kargo yang handal, efisien, dan compliant. Terus lakukan evaluasi dan pembaruan SOP untuk merespons dinamika industri dan teknologi.

Siap mengirimkan kargo udara Anda? Kirimkan melalui Hasta Buana Raya untuk solusi logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62-822-5840-1230 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!

Digital Marketing

Selasa, 24 Juni 2025 10:00 WIB