Tips Menghemat Biaya Pengiriman Kargo Udara

I. Pendahuluan

Pengiriman kargo udara adalah solusi tercepat untuk mengantar barang dalam jarak jauh, tetapi biaya yang harus dikeluarkan seringkali jauh lebih tinggi dibandingkan dengan moda lain. Bagi perusahaan, menekan pengeluaran logistik dapat meningkatkan margin keuntungan dan daya saing di pasar.

Kami akan membahas berbagai strategi praktis, mulai dari optimasi volume, konsolidasi kargo, negosiasi tarif, hingga pemilihan rute dan waktu pengiriman. Setiap poin diperluas dengan contoh dan langkah implementasi agar Anda dapat langsung menerapkannya.

II. Memahami Komponen Biaya Kargo Udara

Sebelum masuk ke tips, penting memahami komponen biaya utama dalam pengiriman kargo udara:

1. Tarif Dasar (Base Freight): Biaya per kilogram atau per meter kubik yang dikenakan maskapai.

2. Fuel Surcharge: Biaya tambahan mengimbangi fluktuasi harga bahan bakar.

3. Security and Handling Fees: Biaya pemeriksaan keamanan dan penanganan ground.

4. Customs Clearance Charges: Biaya bea cukai, pajak, dan biaya administrasi.

5. Insurance: Premi asuransi untuk barang berisiko tinggi.

6. Warehouse and Storage: Biaya penumpukan kargo di gudang bandara jika terjadi penundaan.

Mengetahui struktur biaya ini membantu Anda menargetkan area dengan potensi penghematan terbesar.

III. Optimasi Volume dan Kepadatan Kargo

1. Pemanfaatan Berat Volumetrik

Maskapai kargo udara sering menggunakan berat volumetrik untuk tarif: berat aktual vs. berat volumetrik (L × W × H / 6.000). Jika volumetrik lebih tinggi, maskapai mengenakan tarif berdasarkan itu. Untuk menghindarinya:

• Packing Compact: Minimalisasi ruang kosong dengan foam dan loose fill.

• Pilih ULD Tipe Fleksibel: Gunakan kontainer yang mengisi ruang kabin secara merata.

• Kelompokkan Barang Berat dan Ringan: Letakkan barang berat di area optimal, ringankan paket besar tetapi ringan.

2. Konsolidasi Kargo (Groupage)

Menggabungkan beberapa kiriman ke dalam satu pengiriman (groupage) mengurangi tarif per kilogram:

• Cluster Berdasarkan Destinasi: Kargo dengan rute sama digabung dalam ULD.

• Penjadwalan Konsolidasi Reguler: Misal konsolidasi setiap 2–3 hari untuk volume kecil.

• Kemitraan Antar Forwarder: Bagi ruang kargo saat volume minim.

3. Full Container vs. Partial Load

Ketika volume melebihi kapasitas ULD standar, pertimbangkan full charter. Namun jika kurang, pilih block-space booking untuk space terjamin dengan tarif lebih rendah daripada charter penuh.

IV. Negosiasi Tarif dan Kontrak Jangka Panjang

1. Block-Space Agreement (BSA)

BSA memungkinkan Anda memesan ruang kargo pada penerbangan reguler dalam jangka waktu tertentu:

• Diskon Berdasarkan Volume: Tarif lebih rendah karena komitmen volume tetap.

• Prioritas Loading: Ruang dijamin meski kargo penuh.

• Fleksibilitas Slot: Pilih penerbangan alternatif jika jadwal berubah.

2. Kontrak Jangka Panjang

Negosiasi kontrak tahunan atau multi-tahun memberikan stabilitas tarif:

• Stabilkan Budget: Lindungi dari fluktuasi tarif mendadak.

• Insentif Tambahan: Maskapai sering menawarkan bonus layanan seperti gratis handling atau prioritas.

3. Bulk Purchase Material Packing

Beli material pengepakan (kardus, bubble wrap, strap) dalam jumlah besar:

• Harga Grosir Lebih Murah: Hemat hingga 30% per unit.

• Kualitas Terjamin: Standar material dijaga.

V. Pemilihan Rute dan Waktu Pengiriman

1. Rute Non-Stop vs. Hub-and-Spoke

• Direct Flight: Lebih cepat, tapi tarif pengiriman mungkin lebih tinggi. Cocok untuk barang urgent.

• Hub-and-Spoke: Rute dengan transit di hub utama dapat lebih murah. Pertimbangkan lead time dan biaya tambahan ground handling.

2. Waktu Off-Peak (Low Season)

Pengiriman di luar peak season (pembelian liburan, Ramadhan, dll.) lebih murah:

• Diskon Kapasitas: Maskapai menurunkan tarif saat permintaan rendah.

• Slot Lebih Murah: Ground handling lebih murah tanpa overtime.

3. Slot Time Efisien

• Early Bird atau Late Night Flights: Waktu sepi apron, ground time lebih singkat.

• Flexibility in Scheduling: Gunakan opsi flight window untuk tawar tarif lebih kompetitif.

VI. Pilihan Layanan dan Fasilitas

1. Economy vs. Priority Service

• Economy Service: Tarif lebih rendah, waktu transit lebih lama.

• Priority Service: Lebih cepat, dengan jaminan OTD tinggi.

2. Layanan Tambahan Bayar-Per-Use

Pilih layanan sesuai kebutuhan saja:

• Insurance Opt-In: Non-mandatory jika nilai barang rendah.

• Customs Clearance Outsource: Gunakan jasa clearance saat volume besar.

3. Warehouse & Handling

• Short-Term Storage: Pilih rate per jam jika hanya perlu simpan singkat.

• Long-Term Contract: Negosiasi tarif flat per bulan jika sering memerlukan gudang.

VII. Pemanfaatan Multimoda (Intermodal)

1. Sea-Air Combination

• Shipping via Laut ke Pelabuhan Dekat Bandara: Kemudian lanjut udara.

• Hematan Besar: Tarif laut jauh lebih murah per ton.

2. Rail-Air Synergy

• Kereta Feeder: Bawa kargo ke hub udara, kurangi jarak trucking.

• Cost-Benefit: Sesuaikan jika jarak darat > 800 km.

3. Road Feeder Services

• Trucking: Untuk rute pendek atau last-mile.

• Drop & Hook: Minimalkan idle time truk.

VIII. Kemitraan dan Aliansi Strategis

1. Aliansi Forwarder

• Resource Sharing: Kolaborasi ruang kargo, material, dan gudang.

• Joint Negotiation: Dapatkan tarif lebih baik dari maskapai.

2. Preferred Vendor Agreements

• Ground Handler: Pilih partner yang menawarkan diskon handling volume.

• Customs Broker: Tarif preferensial untuk clearance massal.

3. Konsolidasi Pembayaran

• Payment Terms: Negosiasi net-30 atau net-45 untuk arus kas lebih baik.

• Volume Rebates: Klaim rebate setelah mencapai volume tertentu.

IX. Optimalisasi Proses Operasional

1. Standard Operating Procedures (SOP)

• Dokumentasi Proses: Manual packing, pickup, dan drop-off.

• Checklists: Cek dokumen, packing, dan seal sebelum kirim.

2. Cross-Training Tim

• Flexible Workforce: Operator forklift, admin, dan clearance saling mengisi tugas.

• Reduksi Overhead: Minimalkan kebutuhan overtime.

3. Teknologi Manajemen

• Tracking System: Wajib untuk menghindari delay claims.

• Reporting Tools: Monitor cost per shipment, lead time, dan downtime.

X. Asuransi dan Manajemen Risiko

1. Pilih Polis Tepat

• All-Risk vs Named-Perils: Sesuaikan nilai barang dan probabilitas kerugian.

• Deductible Minim: Pilih deductible sesuai budget.

2. Klaim Cepat dan Efisien

• Dokumentasi Foto: Kondisi barang sebelum kirim.

• Proses Klaim: Standard form dan time frame.

3. Penanganan Kontinjensi

• Emergency Response Plan: Prosedur jika flight delay atau kargo hilang.

• Alternate Routing: Jaringan alternatif jika rute utama tersendat.

XI. Studi Kasus: Efisiensi Kargo E-Commerce

Perusahaan (marketplace besar) menerapkan strategi berikut:

1. Groupage harian di hub regional.

2. Block-space agreement dengan maskapai C.

3. Sea-air untuk bulk promo.

4. Dynamic routing di off-peak.

Hasil: Biaya per kilogram turun 25%, lead time rata-rata 3 hari.

XII. Rekomendasi dan Rencana Aksi

1. Audit Biaya Tahunan: Identifikasi komponen termahal.

2. Pilot Project Multimoda: Uji kombinasi sea-air dan rail-air.

3. Negosiasi Block-Space: Siapkan forecast volume seakurat mungkin.

4. SOP dan Training: Terapkan in-house training packing dan administrasi.

5. Review & Continuous Improvement: Tinjau KPI setiap kuartal.

XIII. Kesimpulan

Menghemat biaya pengiriman kargo udara memerlukan pendekatan menyeluruh: optimasi volume, negosiasi tarif, pemilihan layanan, multimoda, kemitraan strategis, hingga SOP internal. Dengan strategi yang tepat, bisnis dapat menurunkan biaya logistik hingga sepertiga tanpa mengurangi kualitas layanan.

Siap mengirimkan kargo udara Anda? Kirimkan melalui Hasta Buana Raya untuk solusi logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62-822-5840-1230 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!

Digital Marketing

Rabu, 30 April 2025 10:00 WIB