Prosedur Stuffing dan Stripping Kargo Darat dalam Pengiriman Barang

Pendahuluan — Mengapa Prosedur Stuffing dan Stripping Penting?

Dalam rantai pasok, fase pemuatan dan pembongkaran kargo sering dianggap prosedur rutin. Padahal kualitas penerapan stuffing dan stripping menentukan apakah barang tiba dalam kondisi baik, dokumen klaim siap ditangani, dan biaya tambahan dapat dihindari. Kesalahan kecil saat stuffing — seperti pengikatan kurang kencang, dunnage yang tidak memadai, atau dokumentasi yang tidak lengkap — dapat berujung pada shifting, kerusakan, atau kehilangan. Begitu pula, stripping yang ceroboh dapat memicu klaim, sengketa antara shipper dan consignee, dan menimbulkan biaya penanganan yang besar dalam pengiriman barang.

Ringkasan Isi (apa yang akan Anda dapatkan dari artikel ini)

Definisi dan prinsip dasar stuffing dan stripping
Peran pihak-pihak terkait dan pembagian tanggung jawab
Persiapan lokasi dan alat yang diperlukan
Prosedur stuffing langkah demi langkah — dari pra-stuffing hingga handover
Prosedur stripping langkah demi langkah — dari pre-arrival hingga close-out
Dokumentasi wajib: apa, kapan, dan bagaimana menyimpannya
Penanganan muatan khusus: suhu terkontrol, barang berbahaya, oversized cargo
Risiko umum dan tindakan mitigasi praktis
Checklist stuffing & stripping siap cetak
KPI yang relevan untuk mengukur kinerja operasi
Studi kasus ilustratif dan rekomendasi implementasi SOP

Bagian 1 — Definisi, Prinsip, dan Ruang Lingkup

Apa itu stuffing?

Stuffing adalah proses pemuatan barang ke dalam unit angkut (truk box, trailer, container, atau unit lainnya) yang dilakukan pada lokasi asal—biasanya gudang shipper atau depot. Aktivitas ini meliputi final packing, palletizing, penataan muatan menurut load plan, penggunaan dunnage serta lashing, pemasangan seal, dan penandatanganan dokumen handover.

Apa itu stripping?

Stripping adalah proses kebalikan: pembongkaran barang dari unit angkut di tujuan. Termasuk verifikasi seal, pembukaan pintu, tally dan inspeksi kondisi barang, pencatatan selisih atau kerusakan, isolasi barang bermasalah, dan penyerahan barang ke consignee.

Prinsip dasar yang harus berlaku

Keselamatan (safety) diutamakan: personel, barang, dan fasilitas harus dilindungi.
Chain of custody terekam: setiap perpindahan barang tercatat, seal terdokumentasi, dan PIC (person in charge) jelas.
Bukti visual dan dokumentasi dikumpulkan sejak pra-stuffing hingga post-stripping.
Standarisasi praktik sehingga langkah dapat diulang konsisten oleh berbagai tim.
Transparansi antar pemangku kepentingan agar klaim dan tanggung jawab jelas.

Bagian 2 — Peran dan Tanggung Jawab Pemangku Kepentingan

Agar tidak terjadi miskomunikasi, peran tiap pihak harus didefinisikan:

Shipper / Exporter

Menyiapkan barang, packing list, invoice, izin khusus (jika ada).
Memastikan packing sesuai standar pengiriman dan merinci handling marks.
Menandatangani sertifikat stuffing bila stuffing dilakukan di gudang shipper.

Warehouse / Staging Area (Pelaksana Stuffing)

Menyediakan area aman, peralatan handling, dan personel terlatih.
Menjalankan load plan dan teknik securing.
Menjaga dokumentasi PTI (pre-trip inspection) dan foto bukti stuffing.

Depot / Provider Unit (untuk container/trailer)

Menyediakan unit dalam kondisi baik; melakukan PTI.
Mencatat nomor unit dan kondisi; menyediakan seal jika diperlukan.

Freight Forwarder / Logistics Provider

Mengkoordinasikan booking, transport, dan dokumentasi pengiriman.
Memastikan semua pihak menerima informasi event (pre-alert, gate out, ETA).

Carrier / Trucking Company

Menjaga integritas muatan selama perjalanan sampai handover.
Menyediakan driver yang mematuhi protokol keamanan dan administrasi handover.

Consignee / Penerima

Menyiapkan fasilitas unloading; melakukan pemeriksaan saat stripping dan menandatangani POD sesuai temuan.

Security & Regulatory Authorities

Jika diperlukan, melakukan pengawasan (misal phytosanitary check) saat stuffing/stripping.

Bagian 3 — Persiapan Lokasi, Alat, dan Material

Sebelum melakukan stuffing atau stripping, pastikan lingkungan dan peralatan lengkap:

Persiapan lokasi

Area tertutup atau atap jika memungkinkan untuk melindungi muatan dari cuaca.
Lantai rata, bebas oil spill dan debris.
Jalur akses truk dan area manuver forklift yang memadai.
Area penampungan terpisah untuk barang yang rusak/isolasi.
Penerangan baik, terutama untuk operasi malam.
CCTV yang dapat merekam proses sebagai bukti bila diperlukan.

Peralatan & material penting

Forklift, pallet jack, dan dock leveller.
Strapping machine, tensioner, stretch film gun, dan shrink wrap (jika ada).
Dunnage: kayu balok, plywood, inflatable airbags, corner protectors.
Lashing straps, ratchets, chains untuk securing.
Tamper-evident seals dengan nomor seri.
Scales untuk pengukuran berat, meter pengukur dimensi.
PPE: helm, sarung tangan, sepatu keselamatan, safety vest.
Peralatan khusus untuk cold chain: data logger, insulated covers, dan genset untuk reefer jika diperlukan.

Bagian 4 — Prosedur Stuffing Kargo Darat: Langkah Terperinci

Berikut panduan langkah demi langkah yang dapat langsung dijadikan SOP.

A. Pra-Stuffing (T-48 hingga T-1 sebelum operasi)

Konfirmasi booking & jenis unit
- Pastikan jenis unit (trailer box, kontainer 20’/40’, reefer, low-bed).
- Verifikasi availability unit di depot dan jadwal pickup.
Persiapan dokumen
- Commercial invoice, packing list, SLI (Shipper’s Letter of Instruction), dan permit LARTAS jika diperlukan.
- Pastikan nomor referensi shipment dan barcode/pallet ID telah tercetak pada label.
Pengepakan & palletizing
- Gunakan pallet yang sesuai kapasitas. Jangan ada overhang.
- Bungkus menggunakan stretch film, gunakan corner protectors dan strapping.
- Aplikasikan handling marks: FRAGILE, THIS SIDE UP, NO STACK, temperature range, dsb.
Penentuan load plan
- Susun load plan tertulis: urutan muat, penempatan barang berat di bawah, sediakan akses first-off near door.
- Perkirakan centre of gravity dan pastikan distribusi beban merata pada floor.
Pre-trip inspection (PTI) unit
- Cek kondisi unit: kebocoran, lubang, keropos lantai, kunci pintu, dan catatan perbaikan.
- Dokumentasikan dengan foto interior & eksterior dan tandai cacat minor/major.
Penimbangan & VGM (jika diperlukan)
- Timbang setiap pallet bila perlu; catat VGM untuk kontainer agar sesuai standar keselamatan.
- Pastikan metode pengukuran sesuai kebijakan perusahaan.

B. Proses Stuffing (HARI OPERASI)

Briefing keselamatan
- Brief singkat: tugas tim, titik bahaya, penggunaan PPE, dan langkah evakuasi darurat.
Gate-in & verifikasi identitas
- Driver menunjukkan dokumen kendaraan dan identitas. Waktu gate-in dicatat.
Tally & verifikasi
- Bandingkan item terhadap packing list: jumlah pallet, SKU, nomor pallet ID.
- Catat situasi kondisinya sebelum dimuat.
Pemuatan menurut load plan
- Lakukan pemuatan bertahap mengikuti urutan load plan; tempatkan barang yang harus dibongkar lebih dulu dekat pintu.
- Pastikan tidak ada overhang atau item melewati batas dinding unit.
Blocking, bracing, & lashing
- Pasang dunnage dan blocking kayu di celah untuk mencegah movement.
- Gunakan inflatable airbags di celah antar pallet bila perlu.
- Lashing straps dipasang pada anchor point sesuai standar dan cek tension.
Pemeriksaan akhir packing integrity
- Periksa strap, film, segel pallet, dan pastikan tidak ada barang longgar.
- Untuk produk sensitif, cek desiccant dan vapor barrier.
Seal & dokumentasi
- Pasang tamper-evident seal pada pintu; catat nomor seal di B/L atau sertifikat stuffing.
- Foto hasil stuffing (wide shot dan close-ups seal, nomor unit).
- Isi Stuffing Certificate dengan detail: nama PIC, nomor unit, seal number, tanggal, dan tanda tangan.
Handover & gate-out
- Driver menandatangani dokumen handover; waktu gate-out dicatat.
- Informasikan pre-alert ke pihak penerima dan forwarder: shipment ID, unit number, seal number, ETA.

C. Post-Stuffing

Upload bukti & arsip
- Semua foto, PTI form, dan stuffing certificate diunggah ke shared folder sistem dokumentasi.
Reporting
- Buat notifikasi ke tim operasi dan commercial mengenai status shipment.
Review
- Catat waktu process stuffing dan evaluasi jika ada deviasi dari SOP.

Bagian 5 — Prosedur Stripping Kargo Darat: Langkah Terperinci

Stripping memerlukan kehati-hatian ekstra karena di sini terjadi konfirmasi akhir kondisi.

A. Pra-Arrival (T-6 hingga T-1 sebelum kedatangan)

Pre-arrival notice (PAN)
- Kirim PAN 4–6 jam sebelum kedatangan kepada pihak gudang penerima: info truck plate, driver, seal number, and ETA.
Siapkan area stripping
- Siapkan dock, forklift operator, pallet jack, dan area isolasi untuk barang rusak atau needing inspection.
Dokumen siap
- Persiapkan original surat jalan, invoice, packing list, dan dokumen customs jika ada.

B. Kedatangan & Verifikasi Seal

Gate-in & verifikasi
- Verifikasi unit number dan seal number terhadap dokumen. Foto seal sebelum pembukaan.
- Jika seal tampered atau mismatch, jangan buka, laporkan dan ambil langkah investigasi.
Pembukaan pintu perlahan
- Buka pintu dengan hati-hati; periksa ada tidaknya bau, tanda kelembaban, kebocoran cairan.
- Jika tercium bau gas/chemical, isolasi area dan hubungi tim keselamatan.
Tally & cross-check
- Lakukan tally berdasarkan packing list; hitung pallet dan unit.
- Record discrepancy (shortage/over-supply) segera.
Inspeksi kondisi per unit
- Periksa setiap pallet: dent, wetness, torn packaging, contamination.
- Ambil foto apabila ada kerusakan.
Segregasi barang bermasalah
- Label “DAMAGED” atau “QUARANTINE” lalu pindahkan ke area isolasi.
- Jangan memadukan barang bermasalah dengan yang sehat.
PIR & Notifikasi
- Isi Property Irregularity Report (PIR) untuk setiap kerusakan/shortage dan notify shipper/forwarder dan insurer jika perlu.
POD Signing
- Jika kondisi baik, penerima menandatangani POD sebagai tanda penerimaan.
- Jika ada discrepancy, POD harus memuat catatan temuan atau ditandatangani “subject to inspection”.
Return empty unit
- Setelah selesai, kembalikan empty unit ke depot sesuai instruksi; ambil receipt return.

C. Post-Stripping

Klaim awal & dokumentasi
- Kirim form klaim awal lengkap dengan bukti: foto, PIR, POD, dan CCTV footage jika ada.
Surveyor & assessment
- Untuk klaim bernilai tinggi, libatkan surveyor independen sesegera mungkin.
Close-out & archive
- Rekonsiliasi dokumen, update status shipment pada TMS, dan arsip digital untuk audit.

Bagian 6 — Dokumentasi Wajib: Contoh Form dan Cara Pengisian

Dokumentasi yang rapi mempercepat klaim dan mempertahankan bukti. Berikut dokumen utama dan poin pentingnya.

1. Pre-Trip Inspection (PTI) Form

Unit number, kondisi interior/exterior, floor condition, tanggal & waktu, foto bukti, nama inspector, tanda tangan.
Catat defects minor/major dan apakah unit approved for stuffing.

2. Stuffing Certificate (contoh isi penting)

Nomor referensi, tanggal, shipper, consignee, nomor unit, seal number, deskripsi barang, jumlah pallet/unit, method securement, signature shipper, depot, carrier.

3. Seal Log

Nomor seal, tanggal & waktu aplikasi, PIC yang memasang seal, foto seal.

4. Property Irregularity Report (PIR)

Referensi shipment, unit number, deskripsi masalah, qty affected, fotos, immediate action taken, name & contact of reporter, notified parties and time.

5. Proof of Delivery (POD)

Shipment ID, qty received, condition notes, recipient name & signature, time & date, photo evidence.

Simpan semua dokumen original dan digital backup minimal 1 tahun (atau sesuai kebijakan perusahaan/aturan regulator).

Bagian 7 — Penanganan Muatan Khusus

Muatan khusus menuntut langkah tambahan.

A. Cold Chain (Produk Suhu Terkontrol)

Pra-stuffing: pastikan reefer pre-cooled, set temperature disepakati, data logger aktif dan baseline dicatat.
Selama stuffing: minimize exposure time; gunakan perforated pallets untuk airflow.
Perjalanan: monitor suhu secara berkala; komunikasikan excursion segera.
Stripping: baca dan simpan data logger; jika ada excursion lakukan sampling dan notify stakeholder.

B. Dangerous Goods (Barang Berbahaya)

Compliance check: packing instruction, labeling, SDS tersedia.
Segregation: ikuti kelas bahaya dan compatibility chart.
Document: DG declaration wajib ada.
Emergency response: tim dilatih dan ada kit tanggap darurat.

C. Oversize / Heavy Lift (ODC)

Route survey & permits: periksa jembatan, underpass, dan izin per lintasan.
Equipment: low-bed, heavy-lift cranes, rigging specialist.
Escort & traffic control: koordinasi dengan pihak berwenang bila diperlukan.

Bagian 8 — Risiko Umum dan Mitigasi Praktis

RisikoTandaMitigasi PraktisShifting / topplingBarang berpindah posisi saat bukaLoad plan, blocking & bracing, airbagsWater ingressBasah, salt stainsPTI unit, shelter saat stuffing, waterproofingSeal tamperingSeal mismatch atau rusakTamper-evident seal, foto seal, CCTVKelebihan beban lantaiLantai kontainer rusakHitung berat per area, distribusi bebanNon-compliance DGDenda / penahananPre-acceptance DG checklist, training shipperTemperature excursionProduk rusakPre-cool, data logger, contingency reeferKlaim sulit diselesaikanData tidak lengkapFoto pra-stuffing & stripping, dokumentasi lengkap

Bagian 9 — Checklist Lengkap (Printable & Praktis)

Gunakan checklist ini sebelum, saat, dan setelah operasi.

Checklist Pra-Stuffing

Booking & unit confirmed
Dokumen lengkap (invoice, PL, permit)
Pallet ID & labeling selesai
PTI unit dilakukan & difoto
Load plan disetujui
PPE & alat siap

Checklist Saat Stuffing

Gate-in time dicatat
Tally sesuai packing list
Blocking & bracing terpenuhi
Lashing strap & tension fine
Seal applied & photographed
Stuffing certificate ditandatangani
Gate-out time dicatat

Checklist Pra-Stripping

PAN diterima oleh gudang penerima
Peralatan unloading siap
Dokumen original tersedia
Area isolasi & pallet available

Checklist Saat Stripping

Foto seal sebelum opening
Tally & cross-check PL
Foto setiap unit bermasalah
PIR dilengkapi untuk problem
POD signed & photo captured
Empty unit return receipt

Bagian 10 — KPI untuk Mengukur Kinerja Stuffing & Stripping

Memantau KPI membantu terus perbaikan:

Stuffing Accuracy (%) — kesesuaian antara load plan dan hasil sebenarnya.
Tally Accuracy (%) — perbandingan pack list vs actual count.
Seal Integrity Rate (%) — percent arrival tanpa indikasi tampering.
Damage Rate per 1,000 shipments — frekuensi kerusakan.
Cycle Time per Container (minutes) — waktu yang diperlukan untuk stuffing/stripping.
Time to Report PIR (hours) — kecepatan pelaporan anomaly.
Claim Resolution Time (days) — waktu sampai klaim tuntas.

Target KPI ditetapkan menurut kondisi operasional masing-masing perusahaan.

Bagian 11 — Studi Kasus & Pembelajaran Praktis

Studi Kasus A: Mencegah Kerusakan Buku Ekspor

Sebuah penerbit mengekspor buku ke luar negeri. Awalnya banyak kasus moisture stain. Setelah menerapkan PTI unit, menambahkan desiccant, dan menggunakan double-bag vacuum di pallet, kerusakan turun drastis. Pembelajaran: pencegahan sederhana berdampak besar.

Studi Kasus B: Kepatuhan DG Menyelamatkan Perusahaan dari Denda

Seorang shipper kimia tidak menyertakan SDS—muatannya tertahan dan dikenai denda besar. Setelah menetapkan pre-acceptance DG checklist, masalah berhenti. Pembelajaran: checklists mencegah biaya tak perlu.

Studi Kasus C: Oversize Project Cargo yang Lancar

Perusahaan konstruksi merencanakan kirim turbin. Forwarder melakukan route survey, mengurus permit, dan menyiapkan low-bed & escort. Eksekusi mengikuti schedule tanpa insiden. Pembelajaran: planning teknis esensial untuk muatan besar.

Bagian 12 — Implementasi SOP: Roadmap 60 Hari

Hari 0–14: Audit proses saat ini; buat tim kecil improvement.
Hari 15–30: Susun SOP stuffing/stripping berdasarkan panduan ini; buat checklist.
Hari 31–45: Pilot di 3 rute prioritas; latih tim gudang & driver.
Hari 46–60: Roll-out skala penuh; monitor KPI; adaptasi perbaikan.

Dokumentasikan lessons learned dan adakan sesi weekly review selama 3 bulan pertama.

Bagian 13 — Rekomendasi Praktis & Tips Cepat

Ambil foto pra-stuffing dan post-stuffing setiap operasi; foto adalah bukti terbaik.
Catat seal number dan simpan foto close-up; ini sering menentukan penyelesaian klaim.
Gunakan two-person verification untuk tally dan sign-off (prinsip 4-eye).
Terapkan standar minimal packing untuk barang sensitif; edukasi shipper jika diperlukan.
Simpan dokumen digital terpusat dan backup secara teratur.
Latih tim untuk emergency response, terutama untuk DG dan cold chain.

Penutup — Mengubah Stuffing & Stripping Menjadi Keunggulan Operasional

Stuffing dan stripping bukan tugas administratif semata—mereka adalah momen dimana rantai pasok diuji. Dengan prosedur yang jelas, dokumentasi lengkap, peralatan yang memadai, dan budaya keselamatan serta akuntabilitas, organisasi dapat memangkas risiko, menekan biaya tidak perlu, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Jadikan panduan ini dasar untuk menyusun SOP internal Anda; sesuaikan detailnya dengan kebutuhan rute, jenis barang, dan regulasi lokal.

Siap mengirimkan kargo Anda? Kirimkan melalui Hasta Buana Raya untuk solusi logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62-822-5840-1230 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!

Digital Marketing

Sabtu, 11 Oktober 2025 10:00 WIB

Layanan Cepat dan Harga Terbaik,Chat Sekarang!