Prosedur Pengambilan Kargo Udara

Pendahuluan — Kenapa Prosedur Pengambilan Kargo Udara Perlu Diatur Ketat?

Pengambilan kargo udara bukan sekadar menandatangani tanda terima dan membawa barang pulang. Di balik proses itu ada risiko keamanan, kepatuhan bea cukai, kepemilikan, serta akuntabilitas komersial. Prosedur yang jelas melindungi semua pihak: pengirim, penerima, operator kargo, dan negara.

Artikel ini disusun untuk siapa pun yang terlibat dalam rantai pengiriman udara — pengirim (shipper), penerima (consignee), freight forwarder, agen ground handling, staff bea cukai, dan operator gudang bandara. Kami memaparkan dokumen esensial, langkah identifikasi, kondisi khusus, contoh surat kuasa, template SOP pengambilan, checklist lengkap, tips menghindari penahanan barang, serta alur penyelesaian sengketa.

Bagian 1 — Gambaran Umum Proses Pengambilan Kargo Udara

Secara garis besar, proses pengambilan kargo udara melibatkan langkah-langkah berikut:

Pemberitahuan Kedatangan (Arrival Notice / Delivery Order): Carrier atau agent mengirimkan pemberitahuan bahwa kargo siap diambil di terminal kargo atau gudang bonded.
Persiapan Dokumen: Penerima menyiapkan dokumen—AWB/HAWB, invoice, packing list, ID, surat kuasa bila diwakilkan, dokumen bea cukai.
Verifikasi Identitas & Dokumen di Gate/Gudang: Petugas kargo memverifikasi keaslian dokumen dan identitas.
Pembayaran Biaya (jika ada): Storage, handling, customs duty atau biaya lainnya dibayar sebelum keluar.
Pemeriksaan Fisik (jika diperlukan): Bea cukai atau security dapat melakukan pemeriksaan fisik atau scanning.
Serah Terima dan Bukti Pengeluaran: Setelah lengkap, pihak gudang menyerahkan barang dan menandatangani bukti serah terima (POD / Delivery Receipt).

Seluruh langkah ini harus dicatat dengan rapi untuk keperluan audit, klaim, dan kepatuhan.

Bagian 2 — Dokumen Wajib untuk Mengambil Kargo Udara

Dokumen yang diperlukan dapat bervariasi menurut negara, maskapai, jenis barang, dan perjanjian komersial. Berikut daftar dokumen yang hampir selalu diminta beserta deskripsi fungsinya.

1. Air Waybill (AWB) / House AWB (HAWB) / Master AWB (MAWB)

Fungsi: AWB adalah bukti kontrak pengangkutan antara shipper dan carrier; berisi nomor AWB yang jadi kunci untuk identifikasi kargo. Untuk pengiriman konsolidasi, HAWB adalah dokumen antara shipper dan forwarder, sedangkan MAWB adalah dokumen yang diterbitkan carrier.
Praktik: Pastikan nomor AWB/HAWB sesuai dengan nomor pada physical cargo label dan manifest. Banyak gudang menolak melepaskan kargo bila AWB tidak cocok.

2. Commercial Invoice

Fungsi: Menunjukkan nilai barang untuk keperluan kepabeanan dan pajak.
Praktik: Invoice harus memuat deskripsi barang yang jelas, unit price, total value, Incoterm, dan informasi kontak shipper & consignee.

3. Packing List

Fungsi: Merinci isi tiap koli/paket — jumlah, berat, dimensi — membantu pemeriksaan fisik.
Praktik: Packing list harus cocok dengan AWB dan physical count. Ketidaksesuaian sering memicu pemeriksaan bea cukai.

4. Identification (Kartu Identitas)

Fungsi: Verifikasi bahwa orang yang mengambil sesuai dengan nama yang berhak.
Jenis yang umum diterima: KTP/ID nasional, paspor, SIM (tergantung kebijakan gudang), atau ID perusahaan dengan foto. Untuk perusahaan asing, foto passport biasanya wajib.
Praktik: Bawa dokumen asli; fotokopi biasanya tidak cukup.

5. Surat Kuasa / Letter of Authorization (LOA)

Fungsi: Bila pihak ketiga (agent, broker, kurir perusahaan) mengambil kargo, mereka harus menunjukkan surat kuasa tertulis dari consignee.
Praktik: Surat kuasa sering diharuskan bermaterai dan ditandatangani pihak yang berwenang; sertakan fotokopi ID pemberi kuasa.

6. Dokumen Bea Cukai (Customs Clearance Documents)

Fungsi: Deklarasi impor, dokumen pembayaran bea dan pajak, serta izin impor (jika diperlukan).
Praktik: Untuk banyak negara, customs clearance harus selesai terlebih dahulu; gudang biasanya tidak mengeluarkan barang sebelum clearance.

7. Delivery Order / Release Order

Fungsi: Dokumen yang diterbitkan carrier atau agent yang menyatakan barang siap diserahkan dan siapa penerima yang berhak.
Praktik: Simpan nomor DO dan bawa salinan saat pengambilan.

8. Dokumen Khusus (jika relevan)

Certificate of Origin untuk klaim preferensi tarif.
Health / Phytosanitary Certificates untuk produk makanan/bahan organik.
CITES Permits untuk barang yang mengandung bagian fauna/flora dilindungi.
DG Declaration / Safety Data Sheet (SDS) untuk barang berbahaya.
ATA Carnet untuk barang sementara seperti pameran.

Bagian 3 — Identifikasi Pihak yang Berhak Mengambil: Siapa Saja yang Boleh?

Penentuan pihak yang berhak mengambil bergantung pada dokumen kontrak (Incoterm) dan bukti identitas. Berikut kategori dan aturan-tipikalnya.

1. Consignee (Penerima Tertera di AWB)

Pihak utama yang berhak mengambil kargo. Harus menunjukkan ID resmi dan bukti hubungan (mis. alamat perusahaan sesuai pada AWB).

2. Freight Forwarder atau Agent Tercatat

Jika forwarder tercantum pada dokumen sebagai agent atau consignee, mereka berhak mengambil. Mereka harus membawa AWB/HAWB asli, LOA bila bukan consignee, dan dokumen customs.

3. Pihak yang Dikuasakan (Authorized Representative)

Pihak ketiga yang pemilik barang kuasakan melalui surat kuasa. LOA harus jelas menyebutkan: nomor AWB, identitas barang, periode kuasa, tanda tangan pemberi kuasa, dan fotokopi ID pemberi kuasa.

4. Perusahaan Kurir Internal / Eksternal

Sering digunakan untuk last-mile delivery; mereka memerlukan LOA atau kontrak yang mengikat plus ID kurir. Banyak gudang meminta surat pengantar dari perusahaan yang menunjuk kurir.

5. Penerima Darurat (Emergency Release)

Dalam kasus darurat (mis. barang kritis untuk operasi medis), beberapa gudang dapat melakukan emergency release — tetapi tetap meminta dokumen minimal, contact verification, dan biasanya memerlukan controllable audit trail yang ketat setelahnya.

Bagian 4 — Prosedur Verifikasi di Gudang: Step-by-step

Berikut alur verifikasi yang umum diterapkan oleh gudang/terminal kargo udara:

Langkah 1: Pre-advise & Dokumen Upload

Sebelum hadir, penerima atau agent biasanya harus meng-upload dokumen ke portal gudang atau mengirimkan via email. Ini mempercepat proses verifikasi saat datang.

Langkah 2: Kedatangan di Gate / Reception

Petugas reception memeriksa identitas dan dokumen dasar (AWB, ID). Mereka akan mencatat waktu kedatangan, nama petugas yang menerima, dan nomor kendaraan.

Langkah 3: Cek Kecocokan AWB & HAWB

Petugas matching mencocokkan nomor AWB/HAWB pada dokumen dengan manifest digital dan label fisik pada pallet/koli.

Langkah 4: Verifikasi Identitas Penerima

Periksa ID asli, cocokkan nama dan alamat. Jika LOA diserahkan, pastikan LOA valid dan ada fotokopi ID pemberi kuasa.

Langkah 5: Pemeriksaan Dokumen Kepabeanan

Pastikan dokumen bea cukai (Customs Release, e-Manifest) sudah clear. Jika barang masih berada dalam status “hold”, gudang berhak menolak serah terima sampai clearance selesai.

Langkah 6: Pembayaran Charges (Jika Perlu)

Inefisiensi umum: banyak penerima terlambat mengambil karena lupa membayar storage atau demurrage. Gudang biasanya mengonfirmasi bahwa tagihan telah dilunasi sebelum melepaskan barang.

Langkah 7: Pemeriksaan Fisik Selektif

Bila manifest dan dokumen lengkap, petugas dapat melakukan pemeriksaan fisik secara singkat untuk memastikan jumlah koli sesuai (count check) atau melakukan pemeriksaan penuh jika ada indikasi.

Langkah 8: Penandatanganan Bukti Terima (POD)

Setelah barang diserahkan, pihak penerima menandatangani document of delivery (POD). Salinan POD menjadi bukti resmi serah terima.

Bagian 5 — Surat Kuasa (Letter of Authorization): Format dan Contoh

Surat Kuasa (LOA) adalah dokumen krusial ketika pihak ketiga mengambil kargo. Berikut contoh format yang bisa digunakan dan penjelasan tiap bagian.

Contoh Surat Kuasa (Ringkasan)

SURAT KUASA PENGAMBILAN KARGO Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : PT. Contoh Penerima Alamat : Jl. Contoh No. 1, Kota NPWP/ID : 01.234.567.8-901.000 No. Telp : +62 21 1234567 Email : procurement@contoh.co.id Selanjutnya disebut PEMBERI KUASA. MEMBUKA KUASA kepada: Nama : [Nama Agen/Kurir] Alamat : [Alamat] No. ID : [No. KTP/Paspor] No. Telp : [No. HP] Untuk mengambil kargo dengan data: Nomor AWB : [xxxx-xxxxxx] Deskripsi : [contoh: spare parts mesin, 10 boxes] Lokasi Gudang: [Nama Gudang / Terminal Kargo] Periode : [Tanggal berlaku] Dengan ini PEMBERI KUASA menyatakan bertanggung jawab atas kebenaran data dan menerima semua konsekuensi hukum dari tindakan PENERIMA KUASA. Dibuat di : [Kota], [Tanggal] Pemberi Kuasa, Penerima Kuasa, [Tanda Tangan & Nama Jelas] [Tanda Tangan & Nama Jelas] (Lampirkan fotokopi KTP/ID)

Catatan Praktis:

Beberapa gudang meminta LOA bermaterai dan ditandatangani di atas nama jabatan (atau cap perusahaan).
Selalu lampirkan fotokopi ID pemberi kuasa dan calon penjemput.
Buat LOA untuk setiap AWB jika diperlukan; jangan gabungkan banyak AWB kecuali diberi wewenang eksplisit.

Bagian 6 — Pengambilan Barang Berbahaya (Dangerous Goods) dan Ketentuan Tambahan

Barang berbahaya memerlukan perhatian lebih saat pengambilan:

Persyaratan Khusus:

Dokumen DG lengkap: DG declaration, SDS, packing list, dan AWB khusus.
Personel yang berhak: hanya orang yang memiliki training DG yang boleh mengambil.
Segregation: gudang mungkin menyimpan DG di area khusus; pengeluaran mengikuti prosedur safety.
Izin tambahan: beberapa DG membutuhkan izin impor khusus sebelum dikeluarkan.

Prosedur Tambahan:

Verifikasi bahwa personel yang mengambil telah mendapatkan briefing singkat tentang penanganan dan emergency response.
Jika DG memerlukan inspection oleh otoritas, pengeluaran hanya dilakukan setelah inspeksi selesai.

Bagian 7 — Pengambilan Barang Perishable dan Suhu Terkontrol

Untuk barang yang memerlukan rantai dingin (pharmaceuticals, makanan beku, vaksin):

Persyaratan:

Dokumen suhu: gel loggers atau temperature record harus disediakan.
Peralatan transport: vehicle dengan cold chain capability harus disiapkan.
Timing ketat: batas waktu pengambilan sering ketat untuk memastikan kualitas produk.
SOP unpacking: receivement harus mengikuti SOP suhu sehingga exposure minimal.

Praktik Terbaik:

Pastikan kendaraan penjemput memiliki empty cooling capacity, pre-cooled jika perlu.
Serah terima dilakukan cepat, dengan dokumentasi suhu saat penyerahan.

Bagian 8 — Pengambilan Barang Bonded / Under Customs Control

Barang dalam status bonded (penahanan pabean):

Ketentuan Umum:

Tidak boleh dikeluarkan sebelum clearance: Barang bonded hanya bisa dikeluarkan setelah bea cukai memberi izin atau saat barang dibawa ke bonded transporter.
Perbedaan metode: beberapa negara menyediakan temporary release under bond dengan jaminan.
Dokumen tambahan: jaminan pembayaran bea, surat permohonan pengeluaran, atau dokumen clearance internal.

Praktik:

Hubungi broker pabean untuk memastikan dokumen clearance selesai; gudang akan meminta bukti clearance resmi sebelum melepaskan kargo.

Bagian 9 — Pembayaran Biaya dan Pajak saat Pengambilan

Komponen biaya yang sering muncul saat pengambilan:

Storage / Demurrage charges: biaya penahanan di gudang bila pengambilan terlambat.
Handling charges: biaya bongkar muat yang belum dilunasi.
Customs duties & VAT: bea masuk dan pajak impor bila berlaku.
Other surcharges: security, fumigation (jika pallet kayu perlu disertifikasi), sertifikasi, dll.

Gudang biasanya menuntut bukti pembayaran atau surat jaminan sebelum melepaskan barang. Pastikan sistem finansial perusahaan siap membayar cepat untuk menghindari biaya tambahan.

Bagian 10 — Penanganan Ketidaksesuaian & Sengketa saat Pengambilan

Situasi yang sering terjadi dan langkah penanganannya:

1. Jumlah Koli Tidak Sesuai

Tindakan: Catat discrepancies pada delivery note, minta pemeriksaan fisik, informasikan shipper/forwarder, dan jangan tandatangani clean receipt jika ada kerusakan atau jumlah kurang.

2. Barang Rusak Saat Diterima

Tindakan: Foto kerusakan di tempat, buat PICS (Proof of Inspection and Condition), jangan buang packing, laporkan ke insurer & carrier dalam waktu secepat mungkin sesuai policy klaim.

3. Dokumen Tidak Lengkap / AWB Hilang

Tindakan: Jika AWB hilang, forwarder dapat menerbitkan release dengan otorisasi; beberapa gudang mengizinkan release dengan surat pernyataan (affidavit) dan identifikasi tambahan. Namun ini memerlukan waktu dan risiko.

4. Penolakan oleh Bea Cukai / Hold

Tindakan: Koordinasikan dengan customs broker untuk mengetahui alasan hold. Siapkan dokumen tambahan (certificate, permits) atau lakukan inspeksi yang diminta.

Dalam semua situasi, jaga komunikasi tertulis (email, message) sebagai bukti untuk klaim atau sengketa.

Bagian 11 — Bukti Serah Terima (Proof of Delivery / Delivery Receipt) — Unsur dan Pentingnya

POD merupakan dokumen legal yang menandakan kargo telah diserahkan. Unsur penting POD:

Identitas penerima yang menandatangani (nama jelas, jabatan)
Tanggal dan jam serah terima
Kondisi barang saat serah terima (remarks)
Nomor AWB/HAWB/MAWB
Tanda tangan dan cap gudang/agent yang menyerahkan

Saran: jika ada catatan kerusakan, tambahkan foto pada POD dan simpan file asli. Tanda tangan yang diberikan tanpa catatan (clean signature) menyulitkan klaim kemudian.

Bagian 12 — Digitalisasi Proses Pengambilan: Portal, e-AWB, dan e-Doc

Perkembangan digital memudahkan proses pengambilan:

Fitur Portal yang Membantu:

Upload dokumen pra-kedatangan
Booking slot pengambilan (time slot)
Pembayaran online untuk charges
Real-time status clearance

e-AWB & e-Release

e-AWB mempermudah matching data dan mengurangi dokumen fisik. e-Release (electronic release) memungkinkan gudang melepaskan barang tanpa AWB fisik, asalkan data tercatat dan autentik.

Catatan: Meskipun digital mempermudah, gudang masih sering meminta ID fisik dan tanda tangan saat pengambilan fisik.

Bagian 13 — SOP Contoh: Alur Pengambilan Kargo Udara (Template Lengkap)

Berikut adalah contoh SOP yang dapat diadaptasi perusahaan atau gudang.

SOP Pengambilan Kargo Udara

Pre-arrival
- Penerima atau agent upload dokumen ke portal minimal 24 jam sebelum kedatangan.
- Finance memastikan invoice tagihan storage/charges tersedia.
Arrival & Reception
- Petugas reception memeriksa ID & LOA, mencatat waktu kedatangan.
- Petugas menyampaikan nomor gate/pallet location.
Document Matching
- Petugas verifikasi AWB/HAWB/MAWB dan dokumen bea cukai.
- Jika ada discrepancy, buka case di sistem dan segera hubungi origin agent.
Payment Check
- Confirm payment status via payment gateway atau cash/transfer confirmation.
Physical Check
- Quick count & visual inspection; jika diperlukan, kargo disiapkan untuk full physical inspection.
Release & POD
- Serahkan barang; minta penerima menandatangani POD.
- Berikan copy POD dan simpan digital serta fisik selama periode retensi.
After Action
- Jika ada masalah, tangani melalui workflow klaim internal dan informasikan semua stakeholder.

Bagian 14 — Checklist Lengkap Pengambilan Kargo

Sebelum Berangkat ke Gudang

AWB / HAWB / MAWB asli/digital tersedia
Commercial Invoice & Packing List siap
ID asli pembawa (KTP/Paspor) tersedia
Surat Kuasa (jika dikuasakan) lengkap & bermaterai (jika diperlukan)
Bukti pembayaran charges (bila prabayar) atau arahan biaya
Customs clearance proof (jika diperlukan)
Vehicle & peralatan angkut siap (untuk pallet/crate besar)
Contact person gudang/agent dicatat

Saat di Gudang

Serahkan dokumen & tunjukkan ID
Verifikasi nomor AWB & jumlah paket bersama petugas
Foto kondisi luar paket/pallet sebelum penarikan (untuk bukti)
Pastikan POD ditandatangani lengkap dengan catatan kondisi

Bagian 15 — Tips Mempercepat Proses Pengambilan

Pre-advise & dokumen lengkap: upload dokumen 24–48 jam sebelumnya.
Bayar tagihan lebih awal: gunakan pembayaran online untuk menghindari antre di kasir gudang.
Gunakan agent terpercaya: mereka paham prosedur lokal dan memiliki kontak untuk percepatan.
Gunakan time-slot pickup: beberapa gudang memberi prioritas time-slot.
Siapkan vehicle yang tepat: forklift/lifter jika diperlukan, untuk mencegah penundaan unloading.
Jaga komunikasi: beri tahu gudang ETA dan perubahan cepat agar mereka siapkan team.
Pelatihan driver/kurir: pastikan mereka tahu dokumen yang dibutuhkan dan cara menandatangani POD benar.

Bagian 16 — Retensi Dokumen dan Kepatuhan Audit

Simpan salinan AWB, POD, invoice, bukti pembayaran, LOA, dan foto kondisi setidaknya selama periode retensi yang diwajibkan (umumnya 1–5 tahun, tergantung negara dan kebijakan perusahaan). Dokumen ini penting untuk pengajuan klaim, audit internal, dan compliance.

Bagian 17 — Kasus Khusus dan Solusi Praktis

Kasus A: AWB Hilang, Barang Ingin Diambil Segera

Solusi: Forwarder menerbitkan release letter atau carrier memberikan e-release. Pihak penjemput harus membawa LOA yang kuat, fotokopi ID shipper, dan dokumen verifikasi perusahaan. Proses ini tetap memerlukan waktu dan persyaratan additional checks.

Kasus B: Barang Ditahan Bea Cukai karena Dokumen Tidak Lengkap

Solusi: Liaise dengan customs broker; lengkapi dokumen missing (COO, sertifikat teknis); minta temporary release jika barang urgent dan jaminan dapat diberikan.

Kasus C: Barang Rusak di Gudang Sebelum Pengambilan

Solusi: Jangan tandatangani POD tanpa mencatat kerusakan; minta petugas gudang buat report condition; ambil foto; hubungi insurer & carrier segera.

Bagian 18 — Peran Stakeholder: Siapa Bertanggung Jawab Apa?

Shipper: menyediakan dokumen yang akurat, packing yang sesuai, dan komunikasi awal.
Carrier / Airline: menyediakan AWB, memberitahu kedatangan, dan menjamin informasi manifest.
Forwarder / Agent: mengurus proses clearance, mengirimkan LOA, dan mewakili consignee bila dikuasakan.
Customs Broker: mengurus clearance dan pembayaran bea.
Gudang / Ground Handler: verifikasi dokumen, storage, dan serah terima kargo.
Penerima / Consignee: mempersiapkan ID, pembayaran charges, dan pengangkutan akhir.

Kolaborasi lancar antar stakeholder mempercepat proses dan mengurangi risiko sengketa.

Bagian 19 — Penutup: Prinsip Utama agar Pengambilan Kargo Lancar

Ringkasan prinsip yang harus dipegang:

Dokumen lengkap & akurat — inti dari semua proses.
Identitas jelas & otorisasi tertulis — hanya pihak berhak yang boleh mengambil.
Komunikasi proaktif — beri tahu gudang & agent sebelum datang.
Bukti kondisi & catatan — foto dan POD dengan remarks melindungi semua pihak.
Kepatuhan pada regulasi — DG, perishable, bonded punya aturan ekstra.
Simpan arsip — untuk klaim, audit, dan kepatuhan.

Dengan mematuhi langkah-langkah dan checklist di atas, proses pengambilan kargo udara akan berjalan lebih cepat, aman, dan transparan — mengurangi biaya tak perlu dan risiko hukum.

Siap mengirimkan kargo udara Anda? Kirimkan melalui Hasta Buana Raya untuk solusi logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62-822-5840-1230 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!

Digital Marketing

Selasa, 09 September 2025 10:00 WIB

Layanan Cepat dan Harga Terbaik,Chat Sekarang!