Prosedur Offloading dalam Pengiriman Barang Kargo Udara

Pendahuluan — Mengapa Offloading Harus Dijalankan dengan Ketat?

Offloading (pembongkaran) kargo udara adalah momen krusial dalam rantai logistik udara: titik di mana tanggung jawab fisik barang berpindah dari pesawat ke ground handling, dan selanjutnya ke rantai distribusi darat atau penyimpanan. Kesalahan di tahap ini — seperti salah identifikasi, penanganan kasar, atau dokumen tidak lengkap — berpotensi menyebabkan kerusakan barang, penundaan, klaim asuransi, biaya demurrage, dan gangguan layanan pelanggan.

Prosedur offloading yang benar menyeimbangkan kecepatan (turnaround time), keselamatan (operator dan pesawat), dan integritas kargo (keutuhan barang dan compliance regulasi) dalam Pengiriman Barang.

Ringkasan Inti (Intisari yang Harus Diingat)

• Offloading = proses fisik + dokumenter; kedua aspek harus sinkron.

• Semua pihak terlibat: flight crew, loadmaster, ramp agent, high loader operator, warehouse/handler, customs broker, freight forwarder/consignee.

• Dokumen inti: AWB/MAWB, HAWB (jika konsolidasi), ULD manifest, load sheet, dangerous goods declaration (jika ada), surat perintah bongkar (delivery order) dan clearance bea cukai.

• Kargo khusus (DG, perishables, live animals) punya prosedur tambahan: penanganan prioritas, suhu log, sertifikat kesehatan, dan checklist DG.

• Catat dan dokumentasikan setiap anomali (damage, shortage, leakage) melalui Statement of Facts (SOF), Damage Report, dan foto sebagai bukti klaim.

1. Aktor dan Peran dalam Proses Offloading

Sebelum masuk ke langkah teknis, pahami siapa melakukan apa:

• Flight Crew / Captain — menyatakan pesawat aman untuk ground operations; memberikan clearance untuk ground handling.

• Loadmaster / ULD Supervisor — memberikan manifest ULD, memberi arahan susunan kargo dan akses panel, membantu dalam pemindahan ULD di pintu.

• Ramp Agent / Ground Handler — eksekutor offloading: positioning equipment (high loader, belt loader, container dolly), membuka pintu, memindahkan ULD/pallet dari pesawat ke ground vehicle.

• High Loader Operator — mengoperasikan high loader untuk mengangkat platform setara lantai kargo, menurunkan dan menggeser ULD/pallet.

• Warehouse Staff / Dock Crew — menerima kargo, memindai AWB, memeriksa seal, melakukan inspeksi kondisi awal, menyusun ke area storage.

• Customs Broker / Import Customs — menyiapkan clearance dokumen, memeriksa physical goods terhadap dokumen jika diperlukan.

• Freight Forwarder / Consignee — mengkoordinasikan pickup selanjutnya, memverifikasi jumlah/condition, menandatangani POD.

• Safety Officer / Apron Control — memastikan area aman dan komunikasi berjalan.

Setiap aktor harus punya SOP tertulis dan checklist yang disesuaikan per fungsi.

2. Tahap Persiapan Sebelum Offloading (Pre-Offload)

Persiapan mencegah delay dan insiden:

2.1 Koordinasi Pra-Arrival

• Terima flight notification / estimated time of arrival (ETA) dari airline; forwarder/handler siapkan gudang dan peralatan.

• Konfirmasi prior notice untuk perishable, DG, atau live animals agar petugas terkait standby.

• Siapkan peralatan: high loader, belt loader (untuk unit kecil), dollies, forklift, pallet jack, tarps, spill kit (untuk DG), cold chain readiness (reefer dock).

2.2 Verifikasi Dokumen Awal

• Dapatkan Flight Manifest dan ULD Manifest dari loadmaster.

• Pastikan AWB/HAWB list di sistem tercocokkan untuk mempersiapkan proses penerimaan.

• Cek apakah ada kargo DG (dangerous goods) — jika ada, pastikan DG declaration tersedia dan handler terlatih.

2.3 Pre-briefing Tim

• Lakukan briefing singkat: urutan offload (priority: perishables, live animals, human remains, urgent docs), safety points (no smoking, PPE), dan komunikasi radio channel.

• Tunjuk spotter atau safety person untuk memonitor clearance antara platform dan fuselage saat high loader mendekat.

2.4 Area Clearance & Safety Check

• Pastikan area apron bebas FOD (foreign object debris), marking area untuk loader dan truck, dan bukaan pintu pesawat aman untuk operasional.

3. Langkah-langkah Offloading — Prosedur Operasional Step-by-Step

Berikut SOP praktis yang bisa dijalankan di lapangan. Gunakan checklist terlampir (bagian akhir) untuk di-print.

3.1 Penentu Urutan Offload

Prioritaskan urutan offload berdasarkan:

1. Perishable & Cold Chain — prioritas tinggi.

2. Live Animals — handling khusus dan transfer ke animal holding.

3. Dangerous Goods (DG) — jika DG permitted for carriage, bongkar sesuai instruksi DG declaration.

4. High Value / Fragile — minta careful handling.

5. Normal cargo / general cargo.

Urutan ditetapkan oleh airline/loadmaster dan ground handler berdasarkan manifest.

3.2 Positioning Equipment

• High loader dan belt loader harus diposition sejajar dengan pintu kargo dengan jarak aman. Gunakan chocks and cones untuk area kerja.

• Parkir dolly/trailer yang menerima ULD secara parallel untuk memudahkan tranfer.

3.3 Pemberitahuan kepada Flight Crew

• Ramp agent menginformasikan Ready to Offload ke cockpit via apron control; cockpit memberikan clearance (engine shutdown, safe to access cargo hold).

3.4 Buka Pintu Kargo Secara Aman

• Open door procedure: handler mengikuti step by step untuk membuka pintu kargo (release latches), pastikan pintu diamankan pada posisi open (andalan pintu park).

3.5 Mengecek Kondisi ULD / Seal

• Saat ULD/pallet hendak dipindahkan, lakukan pengecekan seal (apabila seal terpasang). Verifikasi nomor seal dan catat jika rusak.

• Periksa tanda-tanda kebocoran, noda, lubang, tanda benturan — dokumentasikan dengan foto jika ada anomaly.

3.6 Proses Transfer ke High Loader / Belt Loader

• Untuk pallet/ULD: gunakan roller bed pada high loader atau belt. Pastikan locking mechanism on platform aktif sebelum menggeser ULD.

• Untuk bulk loose cargo: gunakan manual handling atau forklift setelah ULD dipindahkan ke ground dolly.

• Pastikan kargo disandarkan dengan aman, gunakan chocks dan straps bila perlu.

3.7 Pengkategorian di Ground

• Setelah berada di ground vehicle/dolly, pindahkan ke area penerimaan sesuai kategori: perishables ke cold dock, DG ke segregated DG area, live animals ke animal holding, general cargo ke short-term storage.

3.8 Scanning & Documentation

• Scan AWB/HAWB barcode di each ULD/box. Catat nomor ULD, nomor box (1/6, dst.) ke WMS/TMS.

• Tanda terima awal (preliminary acceptance) ditandatangani oleh handler & loadmaster.

3.9 Quality Check & Condition Report

• Lakukan visual inspection penuh: damage, wetness, tear, infestation signs.

• Jika ditemukan damage/shortage, buat Statement of Facts (SOF) on the spot, foto bukti, dan isi Damage/Shortage Report.

3.10 Transfer to Warehouse / Consignee Pickup

• Koordinasikan trucking/van pickup; pastikan dokumentasi clearance (if customs release required) tersedia sebelum release.

• Serahkan POD (Proof of Delivery) after final receiver sign off.

4. Dokumentasi Wajib Saat Offloading

Dokumen yang harus ada dan mengikuti alur:

• Master Air Waybill (MAWB) / House AWB (HAWB) — identifikasi kargo.

• ULD Manifest & Load Sheet — posisi muatan di hold/pallet location.

• Dangerous Goods Declaration (jika ada) dan DG acceptance checklist.

• Temperature log / cold chain records (untuk perishables/reefer pallet) — printout atau digital log.

• Animal health certificate & handling instructions (untuk live animals).

• Statement of Facts (SOF) — jika terjadi delay atau kejadian.

• Damage/Shortage Report — termasuk foto, witness, dan signature.

• Customs documents — commercial invoice, packing list, permits (jika diperlukan).

• Delivery Order / Release Order — dokumen untuk menyerahkan barang kepada consignee/forwarder.

Dokumen harus dicatat digital (scan/photo) dan backup tersedia untuk klaim.

5. Penanganan Kargo Khusus (Detil Praktis)

5.1 Dangerous Goods (DG)

• Pre-requisite: DG harus di-declare sebelum flight; hanya item yang di-accept dimuat.

• Offload: perlakukan DG sesuai ekspektasi IMDG/IATA DGR: penempatan di area isolasi, gunakan PPE, spill kit di dekat area, informasikan fire station.

• Dokumentasi: copy DG declaration harus accompany cargo; class label harus masih terlihat.

5.2 Perishable & Cold Chain Items

• Immediate priority offload; pindahkan ke cold room secepatnya (cold dock).

• Verify temperature log: pastikan temperature remained within range selama flight. Jika ada deviasi, catat dan dokumenkan.

• Chain of custody: tanda tangan penerimaan dan catatan waktu sangat penting.

5.3 Live Animals

• Masukkan ke animal holding sesuai SOP; lakukan pemeriksaan kesehatan awal dan serah terima ke authorized carrier.

• Pastikan feed/water & ventilation sesuai; reporter vet on-call jika ada masalah.

• Dokumen kesehatan hewan harus lengkap.

5.4 High-Value & Fragile Items

• Gunakan two-person handling untuk prevent accidental drops.

• Prioritaskan indoor transfer jika kondisi cuaca buruk.

• Catat condition report secara detil.

5.5 Human Remains / Diplomatic Cargo

• Prosedur khusus dan tertutup sesuai regulasi kesehatan & diplomasi; prioritas tertinggi, privacy & dignity harus dijaga.

6. Menangani Anomali: Damage, Shortage, Contamination, Leak

Segera dan benar menangani anomali meminimalkan dispute.

6.1 Jika ditemukan damage/shortage saat offload

1. Stop transfer dan isolasi unit.

2. Buat Statement of Facts (SOF) on site: waktu, u/c,crew present, condition.

3. Foto detail dari 4 sisi, nomor AWB, seal, dan kondisi sekeliling.

4. Alert airline & forwarder; minta witness signature (pilot, loadmaster, ramp agent).

5. Lanjutkan ke Damage Report untuk klaim; simpan barang sebagai evidence.

6. Jika DG/contamination suspected: jangan pindahkan; hubungi emergency response, lakukan containment.

6.2 Jika seal broken / tampering

• Catat seal number, buat report, notify airline & security. Segel ulang dengan seal baru dengan dokumentasi resmi.

6.3 Jika ada leak / spill

• Evacuate area bila berbahaya; gunakan spill kit & ikuti emergency response plan. Hubungi fire station dan DG specialist bila diperlukan.

Dokumentasi lengkap adalah kunci klaim asuransi dan penyelidikan.

7. Kepabeanan & Clearance setelah Offloading

Bongkar kargo sering terikat dengan proses bea cukai sebelum barang dapat dilepas:

• Customs pre-clearance: beberapa kargo sudah melalui pre-clearance sehingga bisa release cepat; handler harus pastikan dokumen matching.

• Inspeksi fisik oleh customs: sediakan area quick inspection; bantu officers dengan manifest & AWB.

• Temporary storage & duties: jika ada duty or tax, pastikan consignee/broker siap.

• Release to consignees: setelah bea cukai release, berikan delivery order kepada carrier/pickup.

Keterlambatan clearance menyebabkan dwell time dan biaya demurrage—koordinasi awal mengurangi risiko.

8. Safety & Compliance — Aturan yang Tidak Boleh Dilanggar

Praktik keselamatan wajib ditaati:

• PPE (helm, safety vest, gloves, safety shoes) saat berada di apron.

• No smoking policies; handling DG restrictions.

• Compliance IATA DGR, local airport authority rules, dan airline-specific rules (tie-down, ULD handling).

• Laporan insiden (near-miss, accident) wajib dilakukan untuk continuous improvement.

Audit safety rutin dan training mengurangi insiden.

9. KPI & Performance Metrics untuk Offloading

Monitoring kinerja membantu peningkatan:

• Average Offload Time per ULD/pallet (menit)

• Turnaround Time Contribution (jam)

• Incidents per 1000 ULD (damage, shortage)

• On-time offload rate (per flight)

• Customs clearance time (jam/days)

• POD accuracy & claim rate (klaim per 1000 shipments)

Gunakan dashboard untuk daily/weekly monitoring dan root-cause analysis bila KPI menurun.

10. Checklist SOP Offloading (Printable & Siap Pakai)

Gunakan checklist ini di lapangan — cetak dan tandatangani saat shift.

Pra-Arrival

• Terima ETA & flight manifest

• Siapkan equipment (high loader, belt, dolly)

• Konfirmasi prior notice untuk perishable/DG/live animals

• Brief team & assign roles

Saat Offload

• Flight crew memberikan clearance safe to access

• Posisi high loader & belt sesuai SOP

• Cek seal & kondisi ULD/pallet sebelum dipindah

• Scan AWB/HAWB saat tiap unit turun

• Pindahkan kargo ke designated area (cold room/DG/holding)

• Dokumentasi: foto & initial acceptance signature

Anomali

• Jika damage/shortage: stop, isolate, foto & SOF

• Jika leak/DG issue: evakuasi area & emergency protocol

• Laporkan ke airline & forwarder

Post-Op

• Pastikan semua unit tercatat di WMS/TMS

• Serahkan dokumen untuk customs clearance

• Clean area & lakukan equipment checks

11. Studi Kasus Singkat: Implementasi SOP Offloading di Bandara Regional

Konteks: Bandara regional meningkatkan frekuensi kargo internasional. Problem: frequent damage during offload karena floor mismatch dan operator untrained.
Solusi diterapkan: SOP formal, daily pre-op high loader checklist, mandatory 2-week training untuk ramp crew, pengadaan bumper pads pada edges pintu.
Hasil: Damage rate turun 70% dalam 3 bulan; average offload time turun 15% karena koordinasi lebih baik.

Pelajaran: investasi training & checklist sederhana berdampak besar.

12. Tips Praktis & Best Practices

• Gunakan photo evidence systematic: satu foto ULD sebelum dan setelah offload; timestamped.

• Standardisasi labeling ULD/pallet untuk mempercepat scan dan penghitungan.

• Integrasikan WMS/TMS dengan manifest airline untuk real-time reconciliation.

• Buat emergency contact list: airline operations, port fire, customs, DG specialist, veterinary (untuk live animals).

• Terapkan partial release untuk kargo non-sensitive supaya tidak menahan seluruh shipment bila sebagian perlu inspeksi customs.

13. Template: Form Statement of Facts (SOF) Singkat

STATEMENT OF FACTS (SOF) Flight : [Flight No] Date : [DD/MM/YYYY] Station : [Airport Code] Aircraft Registration : [Reg] Loadmaster : [Name] Ramp Agent : [Name] Time of Arrival (ATA) : [HH:MM] Time of Parking : [HH:MM] Time Door Opened : [HH:MM] Offloading Start : [HH:MM] Offloading Complete : [HH:MM] Details of Events / Anomalies : - Unit: [ULD No / Box No] — Issue: [Damage/Shortage/Leak] — Description: [Detailed] Witnesses : [Name & Signature] Photos Attached : [Y/N] Reported To : [Airline Op / Forwarder / Customs] — Time : [HH:MM] Signature Ramp Agent : __________________ Signature Loadmaster : __________________

Gunakan form ini sebagai lampiran awal klaim.

14. Penutup — Offloading yang Baik = Rantai Pasok yang Kuat

Prosedur offloading bukan sekadar rutinitas mekanis; ia merupakan titik krusial penentu kualitas layanan logistik udara. Implementasi SOP yang ketat, dokumentasi lengkap, koordinasi antar-pihak, dan training operator menghasilkan manfaat nyata: menurunkan klaim, mempercepat waktu layanan, dan menjaga kepuasan pelanggan.

Siap mengirimkan kargo Anda? Kirimkan melalui Hasta Buana Raya untuk solusi logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62-822-5840-1230 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!