Persyaratan dan Prosedur Pengiriman Barang dengan Kargo Udara

Pendahuluan — Mengapa Panduan Ini Penting

Pengiriman barang melalui kargo udara adalah pilihan yang mengutamakan kecepatan, keandalan, dan jangkauan global. Namun kecepatan itu datang dengan serangkaian persyaratan teknis, administratif, dan operasional yang ketat. Kegagalan memenuhi satu saja—dokumen tidak lengkap, pengepakan tidak sesuai, deklarasi tidak benar, atau cut-off yang terlewat—dapat berakibat penahanan, denda, biaya simpan (demurrage), atau bahkan pemusnahan barang.

Panduan ini dirancang untuk siapa pun yang terlibat dalam proses: shipper, freight forwarder, staff gudang, tim operasional bandara, customs broker, maupun manajer logistik. Setiap bagian diperluas dengan penjelasan praktis, contoh nyata, checklist siap pakai, dan SOP ringkas yang dapat langsung diadaptasi ke operasi Anda. Tujuannya: membuat pengiriman udara Anda lebih cepat, lebih aman, dan lebih murah dalam jangka panjang.

Gambaran Umum Alur Pengiriman Kargo Udara

Sebelum masuk ke rincian, pahami dulu tahap demi tahap alur umum:

Perencanaan & pemilihan mode — tentukan apakah kargo akan dikirim door-to-door, port-to-port, atau melalui integrator express.
Persiapan dokumen & perizinan — AWB, commercial invoice, packing list, certificate of origin, dokumen LARTAS bila diperlukan.
Packing & palletizing — pengemasan sesuai kategori barang (fragile, DG, cold chain).
Booking & konfirmasi space — pemesanan space pada carrier atau integrator; terima booking confirmation.
Pickup & acceptance — drop off di terminal atau penjemputan; timbang dan pengukuran dimensi.
Pre-flight processing — ULD build, manifesting, dan customs export clearance.
Loading & departure — muatan dimuat, pesawat take off.
Arrival & arrival processing — unloading, termal handling, dan customs clearance di tujuan.
Trucking & delivery — pengiriman terakhir ke gudang consignee; POD dan penyelesaian administrasi.
Rekonsiliasi & klaim — penutupan pengiriman, klaim jika ada kerusakan atau kehilangan.

Setiap langkah memerlukan koordinasi dan dokumentasi yang baik.

1. Persyaratan Dokumen: Apa yang Harus Disiapkan

Dokumen adalah jantung arus kargo udara. Berikut daftar dokumen utama beserta fungsi dan catatan praktis:

1.1 Air Waybill (AWB) / MAWB & HAWB

Fungsi: kontrak pengangkutan antara shipper/forwarder dan carrier; berisi identitas pengirim, penerima, rincian barang, dan instruksi handling.
Catatan: pada konsolidasi, forwarder menerbitkan HAWB untuk shipper, dan MAWB untuk carrier. Pastikan nomor AWB tercetak jelas pada paket dan ULD.

1.2 Commercial Invoice

Fungsi: dasar valuasi barang oleh bea cukai; berisi harga, terms of sale, dan deskripsi barang.
Catatan: deskripsi harus jelas (merek, model, bahan), serta nilai harus sesuai transaksi sebenarnya. Hindari deskripsi umum seperti “spare parts.”

1.3 Packing List

Fungsi: detail jumlah koli, berat, dan dimensi tiap unit; memudahkan reconciliation.
Catatan: cantumkan nomor pallet, ULD, tanda segel, dan checkbox untuk tiap artikel penting.

1.4 Certificate of Origin (COO)

Fungsi: menentukan tarif preferensial atau kriteria asal.
Catatan: dikeluarkan oleh chamber of commerce atau otoritas terkait; beberapa FTA memerlukan format spesifik.

1.5 Dokumen Kepabeanan (Customs Declaration)

Fungsi: pemberitahuan masuk/keluar barang kepada otoritas; menghitung bea masuk dan pajak.
Catatan: manfaatkan pre-arrival filing bila tersedia untuk mempercepat clearance.

1.6 Dokumen LARTAS / Izin Khusus

Fungsi: untuk barang yang termasuk larangan atau pembatasan (produk farmasi, pangan, tanaman, hewan, bahan kimia, senjata, dsb.).
Catatan: identifikasi sejak awal apakah barang membutuhkan surat izin import, sertifikat kesehatan, phytosanitary, atau izin edar.

1.7 Dangerous Goods Declaration (jika applicable)

Fungsi: deklarasi resmi untuk muatan berbahaya sesuai regulasi transportasi udara.
Catatan: hanya dapat ditangani oleh shipper yang terlatih; dokumen harus sesuai format dan disertai SDS.

1.8 Insurance Policy / Cover Note

Fungsi: bukti asuransi kargo.
Catatan: pastikan jenis cover (all-risk, named perils) dan nilai pertanggungan sesuai declared value.

1.9 Letter of Authorization (LOA)

Fungsi: bila pihak yang mengambil barang bukan consignee langsung, LOA diperlukan untuk bukti wewenang.
Catatan: sertakan fotokopi identitas pemberi kuasa.

2. Persyaratan Packing dan Pengemasan

Pengemasan yang tepat melindungi barang dari guncangan, kompresi, dan kondisi lingkungan. Di udara, pengemasan juga memengaruhi chargeable weight (berat volumetrik). Ada prinsip dasar dan teknik praktis.

2.1 Prinsip Umum Packaging untuk Kargo Udara

Protection: lindungi dari benturan, guncangan, dan tekanan tumpuk.
Containment: isi tidak boleh keluar dari kemasan.
Compatibility: kemasan harus cocok dengan isi (mis. tidak gunakan kardus tipis untuk cairan).
Identification: label handling, AWB, segel, dan barcode harus jelas.
Efficiency: minimalkan volume kosong untuk mengurangi volumetric weight.

2.2 Material & Teknik Relevan

Double wall corrugated boxes untuk barang umum.
Custom wooden crates untuk barang berat/oversize. Pastikan wood packaging memenuhi phytosanitary treatment (mis. IPPC stamp).
Foam, molded inserts, bubble wrap untuk barang rapuh.
Strapping, corner protectors, pallet wrap untuk paletisasi.
Blocking & bracing untuk mencegah pergeseran di ULD.
Desiccants & humidity indicators untuk barang sensitif kelembapan.
Shock & tilt indicators bila perlu bukti perlakuan.

2.3 Palletisasi & ULD Build

Gunakan palet yang kuat dan sesuai footprint ULD.
Distribusikan beban agar tidak ada titik berat berlebih.
Gunakan ratchet straps dan bungkus stretch wrap untuk menahan muatan.
Tandai CoG (center of gravity) bila muatan tidak simetris.

2.4 Cold Chain (Suhu Terkontrol)

Gunakan active containers (reefer) untuk temperature-sensitive goods yang memerlukan kontrol aktif; passive containers (dry ice/gel) untuk rute tertentu.
Sertakan data logger; catat suhu sebelum serah terima.
Pre-cool vehicle dan ULD sebelum loading.

2.5 Packing untuk Barang Berbahaya

Ikuti packing instruction regulasi transportasi udara (mis. terkait baterai, bahan kimia).
Label dan dokumentasi DG wajib terpasang dan disiapkan.

3. Klasifikasi Barang dan Aturan Khusus

Jenis barang menentukan jalur handling dan dokumen yang diperlukan. Klasifikasi yang salah akan mengakibatkan hold oleh bea cukai atau maskapai.

3.1 Barang Umum (General Cargo)

Barang standar tanpa persyaratan khusus. Pastikan deskripsi detail di invoice dan packing list.

3.2 Barang Berharga Tinggi (High Value)

Terapkan segel berseri, chain of custody, dan asuransi nilai penuh. Pertimbangkan armed escort dan storage bonded khusus.

3.3 Barang Perishable & Farmasi

Ikuti regulasi farmasi: good distribution practice, validated containers, data logger, dan chain of custody dokumented.
Produk makanan memerlukan sertifikat sanitary/veterinary/phytosanitary sesuai asal/destinasi.

3.4 Dangerous Goods (DG)

Klasifikasikan sesuai UN Number, class, packing group.
Pastikan shipper declared DG dan personnel handling bersertifikat DG.
Perhatikan batasan transport pada pesawat penumpang vs freighter.

3.5 Oversize & Heavy Cargo

Lakukan survey dimensi dan berat; dapatkan approval airline engineering untuk floor loading.
Butuh equipment khusus saat handling (spreaders, cranes).

3.6 Live Animals

Ikuti live animal regulations; sediakan crate/kennel sesuai standar dan rencana makan/minum selama transit.
Pastikan sertifikat kesehatan.

3.7 Produk Terbatas / LARTAS

Identifikasi sejak awal dan urus perizinan (mis. produk farmasi, alat medis, bahan terkontaminasi).

4. Booking, Tarif, dan Negosiasi Space

Menentukan carrier dan tarif sering kali mempengaruhi biaya total dan waktu transit.

4.1 Pilih Model Layanan

Scheduled freighter: baik untuk muatan berat/oversize.
Belly space (penumpang): cocok untuk muatan kecil/medium dengan frekuensi tinggi.
Integrator/express: door-to-door untuk barang kecil dan urgent.
Charter: untuk muatan besar/urgent yang memerlukan pesawat penuh.

4.2 Komponen Tarif

Freight rate (per kg atau per chargeable weight).
Fuel surcharge dan security fee.
Handling fees, terminal fees, customs brokerage, dan accessorial charges (tail lift, waiting time).
Minimum charge per AWB biasanya berlaku.

4.3 Chargeable Weight

Chargeable weight = max(actual weight, volumetric weight). Dimensional weight dihitung berdasarkan rumus carrier (mis. volume / 6000). Optimalkan packaging untuk mengurangi volumetric penalty.

4.4 Booking & Cut-off

Booking harus dikonfirmasi dan AWB diterbitkan.
Ketahui cut-off time acceptance, build-up, dan departure cut-off di bandara asal. Melewati cut-off berarti pengiriman dipindah ke flight berikutnya.

4.5 Tip Negosiasi

Gunakan contract rates untuk lane reguler.
Konsolidasi volume untuk menegosiasikan space commitment.
Pertimbangkan multi-carrier strategy untuk mengurangi risiko space shortage.

5. Pickup & Acceptance di Origin

Proses penerimaan kargo di terminal menentukan kualitas data dan kecepatan proses selanjutnya.

5.1 Prosedur Acceptance

Verifikasi AWB, invoice, packing list, dan dokumen LARTAS.
Timbang dan ukur dimensi; catat actual weight dan dimensi untuk hitung chargeable weight.
Lakukan short check: kondisi kemasan, bocor, kerusakan fisik. Fotodokumentasikan bila perlu.

5.2 Screening & Security

Barang melewati screening sesuai ketentuan bandara/authority. Untuk carriage international, security screening sering mandatory.
Pastikan barcode AWB terpasang dan pouch dokumen lengkap.

5.3 Rework & Repacking

Bila packing tidak standar atau ada masalah label, lakukan rework di area re-packing. Biaya rework biasanya ditagihkan ke shipper.

5.4 Acceptance Checklist

Dokumen lengkap dan valid
Berat dan dimensi terukur dan dicatat
Packing standar airline compliant
DG declared jika ada dan dokumen DG lengkap
Cold chain pre-cooled dan data logger tersimpan

6. Terminal Processing, Manifesting, dan Pre-flight

Setelah acceptance, terminal mengelola build-up ULD, manifesting, dan koordinasi dengan airline.

6.1 ULD Build & Palletizing

Konsolidator membangun ULD sesuai rencana load; pastikan number ULD tercatat.
Lakukan securing straps, nets, dan seal.

6.2 Manifesting & Reconciliation

Semua AWB dimasukkan ke manifest penerbangan. Reconcile data fisik vs manifest untuk menghindari mismatch.
Manifest menjadi dasar untuk customs pre-arrival dan load planning.

6.3 Customs Export Clearance

Dokumen export diserahkan ke customs; pastikan tax/tariff declarations dan permits sudah ada. Pre-arrival filing mempercepat proses.

6.4 Load Planning & Center of Gravity

Load planner menghitung posisi ULD untuk menjaga center of gravity pesawat dalam batas aman. Perubahan weight/volume harus segera dikomunikasikan.

6.5 Cut-off & Final Checks

Setelah cut-off, tidak ada acceptance lagi untuk flight tersebut; ULD yang sudah build harus siap untuk loading.

7. Loading, In-flight, dan Arrival

Ketika muatan sudah di pesawat, tanggung jawab carrier semakin besar. Namun masih ada hal yang perlu dipastikan.

7.1 Loading Procedures

Loader mengikuti load plan; pengikatan ULD harus sesuai standar agar tidak bergerak selama penerbangan.
Untuk muatan DG atau perishable, ada sealing dan dokumentasi tambahan.

7.2 In-flight Consideration

Untuk barang suhu sensitif, pastikan power supply reefer atau passive container perform sesuai rute. Monitor data logger.
Untuk heavy/oversize, pastikan floor loading tidak dilampaui.

7.3 Arrival Handling (Inbound)

Pesawat mendarat; ULD dipindahkan ke terminal inbound. Ground handler melakukan unloading dan staging untuk customs.

8. Customs Clearance di Destination

Proses customs impor sering menjadi bottleneck terbesar jika persiapan dokumen tidak matang.

8.1 Pre-arrival Filing & Risk Assessment

Bila dokumen diajukan sebelum arrival, customs dapat melakukan risk assessment dan mempercepat pemeriksaan.
Barang high-risk atau LARTAS kemungkinan besar akan ditahan untuk pemeriksaan fisik.

8.2 Pemeriksaan Fisik & Sampling

Customs, karantina, atau instansi teknis dapat mengambil sampel untuk testing. Biaya sampling, testing, dan fumigation dapat dibebankan ke importer.

8.3 Payment of Duties & Release

Setelah dokumen diverifikasi dan duty/tax dibayarkan, customs mengeluarkan release order (SPPB atau dokumen serupa). Pastikan payment mechanism tersedia.

8.4 Release to Carrier / Forwarder

Gate pass diterbitkan; trucking dapat mengambil muatan sesuai jadwal.

9. Trucking, Last-Mile, dan Delivery

Tahap akhir yang sering dinilai oleh consignee: ketepatan waktu, kondisi barang, dan kelengkapan POD.

9.1 Gate Release & Security

Pastikan driver terverifikasi, dokumen truck lengkap, dan gate pass valid untuk akses area terbatas.

9.2 Trucking Best Practice

Gunakan trucking provider yang paham handling pallet/ULD.
Untuk cold chain, gunakan reefer truck dan monitor suhu selama perjalanan.

9.3 Proof of Delivery (POD)

POD idealnya foto + tanda tangan digital; catat kondisi barang, nomor seal, dan jam terima. Simpan bukti dokumen untuk klaim atau billing.

9.4 After Delivery Reconciliation

Input data delivery ke TMS/WMS dan kirim notifikasi ke shipper dan konsumen. Tutup shipment setelah semua dokumen lengkap.

10. Asuransi, Klaim, dan Manajemen Risiko

Asuransi melindungi nilai barang dan biaya akibat delay/replacement.

10.1 Jenis Asuransi Kargo

All risk (door-to-door): proteksi paling luas.
Named perils: proteksi terbatas pada risiko tertentu.
Carrier liability: berdasarkan ketentuan AWB; sering memiliki batasan.

10.2 Proses Klaim

Immediately document the incident: foto, report, AWB, invoice, packing list, POD.
Lapor ke insurer sesuai timeframe policy (mis. 7 hari kerusakan, 14 hari kehilangan).
Simpan barang rusak untuk inspeksi.

10.3 Tips Mitigasi Risiko

Gunakan packaging yang sesuai; simpan foto pre-shipment.
Pilih asuransi yang sesuai nilai barang.
Gunakan service level (priority handling) untuk barang high value/time critical.

11. KPI Operasional yang Harus Dipantau

Pantau metrik utama untuk operasi kargo udara yang sehat:

On-time performance (OTP) departure/arrival
Acceptance accuracy rate (dokumen lengkap saat acceptance)
Load discrepancy rate (perbedaan AWB vs physical)
Customs clearance lead time
Gate to door transit time
Damage & claim rate per 1.000 shipments
Temperature excursion rate untuk cold chain
Utilization ULD/pallet fill factor

KPI membantu menilai kinerja vendor dan proses internal.

12. Checklist Lengkap untuk Pengiriman Kargo Udara

Gunakan checklist ini sebelum shipment berangkat:

Persiapan awal

Pilih mode layanan (freighter/belly/express/charter).
Pastikan kontrak rate/space dengan carrier.
Cek Incoterms dan siapa yang tanggung jawab dokumen.

Dokumen

AWB / HAWB / MAWB siap.
Commercial invoice & packing list lengkap.
COO & lisensi (jika perlu).
Dokumen LARTAS & DG (jika perlu).
Insurance cover note.
LOA (jika pengambil bukan consignee).

Packing & Label

Kemasan sesuai standar dan kuat.
Palet & ULD footprint sesuai.
Label handling jelas & AWB terpasang.
Segel berseri & corner protectors bila perlu.

Acceptance

Berat & dimensi terukur & dicatat.
Foto kondisi pre-shipment.
Dokumen dikumpulkan di pouch AWB.

Pre-flight

ULD built & sealed.
Manifest disusun & direconcile.
Customs export filed (pre-arrival bila possible).

Arrival & Delivery

Pre-advice ke consignee dan broker.
Customs clearance plan & payment availability.
Trucking on standby & POD process.

13. SOP Ringkas: Dari Booking sampai Delivery

Tujuan: Menjamin alur pengiriman konsisten dan sesuai aturan.

Langkah Utama:

Booking Confirmation: Sales/operations dapatkan booking & AWB number.
Dokumen Prep: Sales/shipper siapkan invoice, PL, COO, certificates; operations cek LARTAS.
Packing & Pre-check: Warehouse pack & foto, palletize, tunggu acceptance slot.
Acceptance: Terminal/forwarder terima barang, timbang, ukur, short check.
Build & Manifest: Terminal build ULD, buat manifest, file export.
Load & Depart: Loader memuat sesuai load plan.
Arrival Handling: Inbound unload, staging, pre-advice ke consignee.
Clearance & Delivery: Broker clear customs, trucking deliver, POD.
Closeout: Dokumen disimpan, invoice issued, KPI update.

14. Kesalahan Umum dan Cara Menghindarkannya

Dokumen tidak lengkap → hold: gunakan checklist pra-acceptance dan pre-arrival filing.
Packing buruk → kerusakan: gunakan standard packing list dan testing untuk barang sensitif.
Wrong HS code / undervaluation → denda: gunakan broker profesional untuk klasifikasi.
Missing DG declaration → safety hazard & refusal: wajibkan 4-eye check pada DG.
Cut-off missed → delay: pantau booking & cut-off; siapkan plan B charter/NFO bila urgent.

15. Studi Kasus Singkat (Aplikasi Praktis)

Studi Kasus 1 — Spare Part Critical untuk Pabrik

Sebuah pabrik mengalami urgent line stop. Forwarder memilih NFO pada rute utama, berkoordinasi dengan customs broker untuk pre-arrival filing, dan memakai re-packing express. Akhirnya suku cadang tiba dan pabrik kembali operasi dalam 24 jam.

Studi Kasus 2 — Vaksin Cold Chain

Distributor farmasi menggunakan scheduled freighter dengan ULD validated, memasang data logger, dan mempersiapkan SOP excursion. Ketika terjadi delay ground, data logger membantu membuktikan suhu terjaga sehingga klaim waste dihindari.

Penutup — Merangkai Semua Unsur Menjadi Operasi yang Andal

Pengiriman barang melalui kargo udara menggabungkan ketepatan administrasi, kualitas packing, kepatuhan regulasi, dan koordinasi logistik. Kecepatan yang menjadi keunggulan angkutan udara hanya bisa dicapai bila setiap detail—dari dokumen hingga POD—ditangani dengan disiplin. Terapkan checklist, SOP, monitoring KPI, dan kerjasama erat dengan partner kunci (carrier, ground handler, broker, trucking) untuk memastikan pengiriman Anda berjalan lancar.

Siap mengirimkan kargo udara Anda? Kirimkan melalui Hasta Buana Raya untuk solusi logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62-822-5840-1230 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!

Digital Marketing

Selasa, 23 September 2025 10:00 WIB

Layanan Cepat dan Harga Terbaik,Chat Sekarang!