Peran Admin Sales dalam Support Pengiriman Barang via Udara

Pendahuluan — Kenapa Admin Sales adalah Tulang Punggung Operasi Udara

Dalam ekosistem pengiriman barang via udara, banyak orang mengira tugas hanya ada pada pilot, ground handler, atau sales. Padahal di tengah itu semua ada figur yang menghubungkan penjualan dengan operasional: Admin Sales. Mereka adalah ujung tombak yang membuat janji yang dibuat sales jadi realitas di lapangan — memastikan dokumen lengkap, tarif tercatat benar, slot flight ter-booking, potensi masalah dicegah, dan pelanggan merasa aman.

Artikel ini mendalam dan praktis: menjelaskan setiap tugas Admin Sales secara terperinci, memberikan contoh script email/WhatsApp, SOP harian, KPI yang relevan, checklist booking, dan strategi untuk meningkatkan revenue sekaligus menekan error dalam Pengiriman Barang.

Ringkasan Inti

• Admin Sales menjembatani sales dan operasi: input booking, verifikasi dokumen, negosiasi tarif minor, dan follow-up pengiriman.

• Tugas meliputi: membuat quotation & booking, menginput data ke TMS/WMS, menyiapkan airwaybill & manifest, memeriksa compliance dokumen (invoice, packing list, CO), koordinasi dengan airline/gsa/handler, serta handling klaim awal.

• Ketrampilan utama: akurasi data, komunikasi tertulis & lisan, dasar peraturan ekspor-impor, penguasaan tools (Excel, TMS), dan kemampuan problem solving cepat.

• KPI penting: accuracy booking, lead time booking-to-gate-in, on-time confirmation rate, invoice dispute rate, dan revenue retention.

• SOP dan checklist mengurangi error signifikan: gunakan template pre-alert, template AWB, dan SOP exception handling.

1. Gambaran Peran: Apa yang Dilakukan Admin Sales, Sehari-hari?

Secara ringkas, Admin Sales bertanggung jawab untuk memproses dan memastikan semua booking serta dokumen penjualan/pengiriman berjalan mulus. Berikut uraian tugas harian yang diperpanjang:

1.1 Menerima & Memverifikasi Permintaan Booking

• Menerima permintaan dari tim sales atau langsung dari klien via email/CRM.

• Verifikasi data dasar: nama shipper & consignee, jenis barang, jumlah koli, berat (gross & net), dimensi, nilai invoice, Incoterms, tanggal ready, dan alamat pickup.

• Cek kecocokan antara apa yang dijual oleh sales dan apa yang bisa di-deliver oleh operasi (capability, cut-off time, equipment required).

1.2 Menyusun Quotation & Mengunci Tarif

• Mengambil rate card dari TMS atau ratebook; bila perlu nego minor dengan carrier/GSA.

• Menyusun quotation yang jelas: biaya linehaul, fuel surcharge, security fee, airport handling, customs clearance fee, asuransi, serta biaya tambahan (tail lift, palletizing).

• Menyimpan catatan penawaran (revisi, approval) agar bila terjadi dispute bisa ditunjukkan bukti.

1.3 Input Booking di Sistem & Konfirmasi Slot

• Menginput data booking ke sistem (TMS/booking portal airline) tepat dan lengkap.

• Mengamankan slot (space allocation) di flight; jika kapasitas terbatas, melakukan blok space atau menyediakan opsi rute alternatif.

• Mengeluarkan booking confirmation ke client & internal ops — berisi nomor booking, date/time, cut-off, dan dokumen yang harus disiapkan.

1.4 Persiapan Dokumen Pengapalan

• Menyusun HAWB / MAWB (Air Waybill) atau memeriksa dokumen yang dihasilkan sistem.

• Pastikan commercial invoice, packing list, certificate of origin (jika perlu), surat izin ekspor/impor, dan dokumen lainnya telah lengkap.

• Mengkoordinasikan printing AWB & label; memastikan kantor cabang/local agent menerima dokumen digital sebelum gate-in.

1.5 Koordinasi dengan Operasional & GSA

• Memberi pre-alert kepada ground handling, gudang, dan carrier: waktu pickup, jumlah pallet, requirment forklift, dan handling instruction (reefer, DG, fragile).

• Follow-up ketersediaan forklift/vehicle untuk transfer ke airport; mengawal proses gate-in hingga manifest.

• Mengupdate shipment status ke system dan menginformasikan customer.

1.6 Penanganan Billing & Rekonsiliasi

• Mencatat biaya aktual (booking vs invoice carrier) dan menyiapkan invoice kepada customer.

• Verifikasi tagihan carrier vs booking (rate, fuel surcharge, THC).

• Melakukan follow-up pembayaran jika customer belum bayar sesuai terms; handling dispute bila invoice tidak match.

1.7 Support Klaim Awal & Customer Service

• Saat customer melaporkan missing / damaged / delayed, Admin Sales mengumpulkan data awal: booking, AWB, foto, BTB/VGM jika perlu.

• Membuat first notice ke ops dan insurer; mempersiapkan SOF (Statement of Facts) dan mengkoordinasikan surveyor bila diperlukan.

• Menjaga komunikasi terbuka dengan customer selama proses klaim.

1.8 Data Entry & Reporting

• Meng-update dashboards: utilisation, sales pipeline, daily booking summary.

• Menyusun laporan harian/mingguan untuk Sales Manager: book-to-ship conversion, lost booking reasons, dan revenue by route.

2. Kompetensi & Ketrampilan yang Harus Dimiliki

Agar peran ini efektif, berikut skill set yang harus dimiliki Admin Sales (rincian dengan aplikasi):

2.1 Keahlian Teknis

• Akurasi data: ketelitian entry berat, dimensi, tarif; kesalahan 1 digit bisa menyebabkan selisih biaya besar.

• Penguasaan sistem: TMS, Excel (pivot, vlookup), email client, dan portal booking airline/GSA.

• Dokumen kepabeanan dasar: paham fungsi commercial invoice, packing list, AWB, CO, serta persyaratan dokumen untuk barang tertentu (pharma, perishables, DG).

• Dasar perhitungan biaya: dim weight, chargeable weight, tax & duty basics.

2.2 Soft Skills

• Komunikasi efektif: menuliskan email yang jelas, telpon proaktif ke ops/gsa, dan menjelaskan biaya ke customer tanpa membingungkan.

• Time management: bekerja dengan banyak cut-off time dan deadline.

• Problem solving & stress resilience: menghadapi last-minute changes, slot penuh, atau claim.

2.3 Compliance & Etika

• Memahami peraturan lokal dan internasional yang relevan.

• Menjaga kerahasiaan harga dan data pelanggan (confidentiality).

3. SOP Harian: Alur Kerja Admin Sales (Langkah-demi-Langkah)

Berikut SOP operasional yang bisa langsung dipakai oleh tim Anda. Format: step -> tindakan -> output.

SOP: Proses Booking hingga Gate-in

1. Step 1 — Terima Permintaan Booking

   • Tindakan: baca email/CRM, verifikasi data dasar.

   • Output: draft booking checklist terisi.

2. Step 2 — Cek Ketersediaan Space & Tarif

   • Tindakan: cek TMS; hubungi GSA bila perlu.

   • Output: tentukan flight dan tarif, buat quotation.

3. Step 3 — Konfirmasi & Input Booking

   • Tindakan: kirim quotation, setelah approval input booking ke sistem airline/TMS.

   • Output: Booking Confirmation + booking number.

4. Step 4 — Pre-alert Operasional & Customer

   • Tindakan: kirim pre-alert ke warehouse, handler, dan customer (terlampir dokumen yang harus disiapkan).

   • Output: pre-alert email.

5. Step 5 — Siapkan Dokumen

   • Tindakan: generate AWB, print labels, kumpulkan CI/PL/CO/permits.

   • Output: shipment file lengkap (digital & fisik).

6. Step 6 — Follow-up Gate-in & Manifest

   • Tindakan: pastikan gate-in sesuai cut-off, konfirmasi manifest release.

   • Output: manifest & POD / inbound record.

7. Step 7 — Billing

   • Tindakan: terima invoice carrier, reconcile, kirim invoice ke client.

   • Output: invoice & payment follow-up.

SOP: Handling Exception (Delay / Damage / Shortage)

1. Discover & Isolate — hentikan pengeluaran, foto kondisi, catat SOF.

2. Notify — inform ops, shipper, consignee, insurer.

3. Collect Evidence — AWB, packing list, BTB, foto pre-load jika ada.

4. Survey & Claim — koordinasi surveyor & submit claim.

5. Follow-up — update customer & record case.

4. Template Komunikasi & Dokumen Siap Pakai

Berikut contoh template yang biasa dipakai — langsung copy-paste lalu sesuaikan.

4.1 Template Email Booking Confirmation (ke Customer)

Subject: Booking Confirmation — [Booking No] — [Shipper] — [Route] Yth. [Nama Customer], Terima kasih. Booking Anda telah dikonfirmasi: - Booking No: [xxxx] - Flight: [GA123 / SQ345] - ETD: [DD/MM/YYYY] | ETA: [DD/MM/YYYY] - Cut-off: [Date Time] - Gross Weight: [kg] | Pieces: [pcs] - Required Docs: Commercial Invoice, Packing List, COO (jika diperlukan) - Handling: [reefer / DG / normal] Silakan siapkan dokumen dan hubungi kami jika ada perubahan. Terima kasih. Hormat kami, [Nama Admin Sales] [Company] [Phone]

4.2 Template Pre-alert ke Warehouse / Handler

Subject: PRE-ALERT – Gate-In [Booking No] – [ETA Pickup] Dear Team Ops, Shipment ready for pickup: - Booking No: [xxxx] - Shipper: [..] - Pieces: [..], Gross Weight: [..]kg - Pickup window: [..] - Equipment required: Forklift + pallet jack - Special handling: [fragile / palletized / reefer] - AWB: [MAWB/HAWB if available] Mohon konfirmasi readiness. Thanks, [Admin Sales]

5. KPI yang Harus Dipantau Admin Sales

Untuk menilai performa, gunakan KPI berikut:

• Booking Accuracy Rate (%) — % booking tanpa revisi data setelah input (target ≥ 98%).

• Booking-to-Gate Time (average) — rata-rata waktu dari booking confirmation hingga gate-in (target sesuai SLA internal).

• On-Time Confirmation Rate — % booking yang dikonfirmasi sesuai ETA/ETD.

• Invoice Dispute Rate — % invoice yang diprotes customer karena mismatch (target ≤ 1–2%).

• Revenue Retention / Margin per Shipment — margin bersih setelah biaya carrier (untuk melihat efisiensi pricing).

• Case Resolution Time — rata-rata waktu menyelesaikan kasus klaim awal sampai escalate ke insurer.

KPI ini bisa di-track di dashboard mingguan untuk management review.

6. Tantangan Umum & Cara Mengatasinya (Praktis)

Admin Sales sering menghadapi tantangan operasional; berikut daftar masalah umum dan solusi praktis:

6.1 Deskripsi Barang Tidak Jelas

• Masalah: shipping label dan packing list berbeda.

• Solusi: buat mandatory field di booking form — shipper wajib upload foto barang & SDS (jika chemical). Lakukan spot check.

6.2 Cut-off Terlewat / Slot Penuh

• Masalah: customer request too late.

• Solusi: edukasi sales & customer tentang cut-off; sediakan opsi alternatif (next flight, re-route, expedite) dan pricing standar expedite.

6.3 Perbedaan Berat/Dimensi antara Booking & Actual

• Masalah: over/under declaration menyebabkan re-billing.

• Solusi: atur policy pre-weight rule — tim warehouse wajib timbang sebelum pemanggilan truck; jika beda >X% maka charge adjustment.

6.4 Klaim & Komplain

• Masalah: customer mengeluh barang rusak.

• Solusi: dokumentasikan semua komunikasi, minta bukti foto, segera buat SOF & notify ops & insurer. Gunakan template klaim untuk mempercepat.

6.5 Kesalahan Penagihan Carrier

• Masalah: carrier charge lebih tinggi dari agreed rate.

• Solusi: simpan rate card & email negotiation; bila ada selisih, minta supporting documents dari carrier; lakukan reconciliation bulanan.

7. Best Practices untuk Meningkatkan Efisiensi & Revenue

Berikut langkah nyata yang terbukti meningkatkan kinerja Admin Sales:

1. Standarisasi Booking Form — jangan biarkan sales mengirim data free-text; gunakan form mandatory.

2. Checklist Dokumen Otomatis — TMS memunculkan checklist dokumen berdasarkan commodity; admin gunakan checklist ini sebelum konfirmasi.

3. Pre-pack Rules & Foto — minta shipper upload foto packing sebelum pickup sehingga packing problem bisa diantisipasi.

4. Rate Matrix & Auto-Calc — miliki rate hybrid (per kg, per pallet) dalam spreadsheet/TMS untuk menghitung chargeable weight otomatis.

5. Training Reguler — refresh knowledge tentang rules airline, DG handling, dan peraturan impor.

6. Templates & Macros — gunakan template email & macros Excel untuk menghemat waktu dan konsistensi.

7. Customer Self-Portal — jika memungkinkan, sediakan portal untuk upload dokumen yang terintegrasi dengan TMS.

8. Contoh Studi Kasus Singkat

Kasus: Klien E-commerce besar sering meminta pengiriman last-minute untuk top-up stok. Sales menjanjikan pengiriman via udara pada hari yang sama. Kerap terjadi late cut-off dan rebook cost yang memakan margin.

Intervensi Admin Sales:

• Mensyaratkan pre-alert minimal 4 jam sebelum cut-off untuk last-minute orders.

• Mengimplementasikan biaya expedite yang jelas di quotation sehingga sales tidak menjanjikan tanpa checking.

• Menyusun daftar rute prioritas dengan airline yang punya frekuensi lebih tinggi untuk rute tertentu.

Hasil: Penurunan expedite cost 26% dan peningkatan on-time delivery 15% selama 3 bulan.

9. Checklist Lengkap untuk Admin Sales (Printable)

Sebelum Konfirmasi Booking

• Data shipper & consignee lengkap & verifikasi KTP/company.

• Commodity description & HS code (jika cross-border).

• Gross weight, net weight, dimensions, pieces.

• Incoterms & payment terms.

• Equipment requirement (reefer/DG/temperature control).

• Documents: CI, PL, CO (if required), license/permit.

Pada Saat Input Booking

• Input data di TMS / portal airline.

• Block space/ticket confirmation.

• Generate booking confirmation & pre-alert.

Sebelum Gate-in

• AWB printed & labels ready.

• Pre-alert sent to ops & handler.

• Pickup arranged & forklift/vehicle confirmed.

Setelah Shipping

• Manifest confirmation & POD upload.

• Reconcile carrier invoice & issue customer invoice.

• Archive documents digital + physical for X years.

10. Penutup — Admin Sales: Peran yang Memberi Dampak Besar

Admin Sales bukan sekadar “input data”. Mereka adalah pengawal service promise: mengubah janji sales menjadi pengiriman nyata, memastikan compliance, mengamankan revenue, dan menjadi titik komunikasi utama saat masalah terjadi. Dengan SOP jelas, checklist, dan kemampuan komunikasi, seorang Admin Sales berkualitas bisa menurunkan biaya operasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membantu perusahaan tumbuh berkelanjutan.

Siap mengirimkan kargo Anda? Kirimkan melalui Hasta Buana Raya untuk solusi logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62-822-5840-1230 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!