Panduan Melakukan Tracking Kargo Darat dari Pemuatan hingga Tujuan Akhir dalam Pengiriman Barang

Pendahuluan — Kenapa Tracking Kargo Darat Penting dan Apa yang Akan Anda Pelajari

Tracking kargo darat bukan sekadar "mengetahui di mana truk sekarang". Ini soal menjaga kesinambungan rantai pasok, mengurangi biaya, mencegah kehilangan atau kerusakan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan. Ketika pemuatan, perjalanan, dan penyerahan terjadi mulus dan terpantau, perusahaan memotong risiko dwell time, penalti, dan kerugian produksi di pihak penerima.

Panduan ini menyajikan pendekatan praktis dan teruji untuk memonitor kargo darat dari titik muat sampai tujuan akhir. Anda akan mendapatkan: langkah operasi terperinci, dokumen dan label penting, format laporan status, checklist pra-pemuatan dan pasca-penerimaan, cara menangani exception (delay, kerusakan, kehilangan), KPI yang harus dipantau, contoh email eskalasi, serta roadmap implementasi untuk tim operasional dalam pengiriman barang

Bagian 1 — Gambaran Umum Proses Tracking Kargo Darat

Tracking kargo darat idealnya mencakup seluruh siklus:

1. Pra-pemuatan (pre-loading): verifikasi dokumen, pengepakan, penetapan nomor referensi, penjadwalan pick-up.

2. Pemuatan (loading / handover): pemeriksaan barang, penimbangan, pencatatan kondisi, foto bukti, penerbitan surat jalan.

3. Perjalanan (in-transit monitoring): monitoring lokasi, ETA, event updates (departure, rest stop, border crossing), dan manajemen exception.

4. Pendatanganan di tujuan (arrival & unloading): pemeriksaan menerima, tally, pemeriksaan kondisi, POD (proof of delivery).

5. Close-out dan dokumentasi (closeout): faktur final, laporan pengiriman, penyimpanan bukti untuk klaim/ audit.

Setiap tahap punya langkah kritis yang bila dilewatkan berdampak pada akurasi tracking. Mari kita uraikan tiap tahap dengan praktik terbaik.

Bagian 2 — Identitas Kargo: Nomor & Dokumen Kunci yang Harus Dimiliki

Sebelum tracking efektif, pastikan identitas kargo jelas dan terstandardisasi. Minimal atribut:

• Nomor Referensi Shipment (Shipment ID) — nomor unik untuk setiap pengiriman (format alfanumerik).

• Nomor Surat Jalan / Delivery Order — dokumen otoritatif untuk barang di jalan.

• Nomor Kontainer / Pallet ID / Serial — untuk muatan yang dipallet/paket.

• Nomor Kendaraan & Nama Driver — untuk konfirmasi pickup/delivery.

• Nomor Polisi Kendaraan & Data Truk (jenis, kapasitas) — referensi operasional.

• Data Penerima (Consignee) & Contact Person — nama, alamat lengkap, nomor telepon/WA, jam layanan.

• Dokumen Pendukung: Commercial Invoice, Packing List, Certificate (jika perlu), permit (LARTAS), VGM jika muatan gabungan butuh verifikasi berat.

Praktik terbaik: gunakan format barcode/QR pada label yang mengandung shipment ID dan contact person — memudahkan scan saat checkpoint.

Bagian 3 — Pra-Pemuatan: Persiapan yang Tidak Boleh Dilewatkan

Pra-pemuatan adalah momen paling berpengaruh terhadap kelancaran tracking. Checklist pra-pemuatan yang direkomendasikan:

1. Konfirmasi Booking dan Jadwal Pickup

   • Pastikan pickup window disepakati (tanggal, jam, toleransi).

   • Konfirmasi kendaraan dan nama driver 24 jam dan 2 jam sebelum pickup.

2. Verifikasi Kelengkapan Dokumen

   • Invoice, packing list, surat jalan awal, izin khusus (jika LARTAS).

   • Jika ekspor, dokumen bea cukai awal (pre-arrival) bila perlu.

3. Pengepakan dan Labeling

   • Label berisi shipment ID, asal, tujuan, handling marks (FRAGILE, THIS SIDE UP), berat bruto & dimensi.

   • Setiap pallet diberi pallet ID. Jika muatan berbahaya, label DG harus jelas.

   • Foto kondisi packing (3 sisi) disimpan digital sebagai bukti.

4. Pemeriksaan Berat & Dimensi (Optional: VGM)

   • Timbang muatan untuk memastikan chargeable weight.

   • Untuk kontainer gabungan atau kebutuhan SOLAS-like, catat VGM.

5. Checklist Safety & Securing

   • Pastikan muatan terikat, terbungkus, ada safety straps, dan tidak ada overhang.

   • Untuk ODC/ODW (oversize/overweight), pastikan ada izin dan escort vehicle bila diperlukan.

6. Pre-alert ke Penerima & Forwarder

   • Kirim EDI/email pre-alert: shipment ID, ETA, truck plate, driver contact, estimate delivery time.

Tip: buat template digital pra-pemuatan di TMS atau spreadsheet yang wajib diisi oleh tim warehouse sebelum release.

Bagian 4 — Prosedur Pemuatan & Handover: Catat Semua Event

Saat pemuatan, dokumentasi lapangan harus lengkap. Langkah operasional dengan detail:

1. Arrival of Truck at Warehouse

   • Driver laporkan ke gate; periksa ID, dokumen kendaraan, dan surat jalan.

   • Catat waktu gate-in (timestamp).

2. Verifikasi Barang & Counting

   • Petugas gudang melakukan tally berdasarkan packing list.

   • Gunakan checklist: jumlah pallet, nomor pallet ID, qty per pallet, kondisi visual.

3. Foto dan Video Evidence

   • Foto multi-angle pallet di dalam truk (before closing doors).

   • Video singkat proses penempatan dan seal application (jika diperlukan).

4. Penambahan Segel (Seal) dan Pencatatan

   • Jika barang disegel, catat seal number, minta driver tanda tangan pada surat jalan.

   • Foto seal yang tersambung pada pintu truk/container.

5. Tanda Tangan Handover

   • Shipper/warehouse dan driver menandatangani surat jalan yang memuat kondisi, jumlah, dan seal number.

   • Salinan digital dikirim ke forwarder dan penerima.

6. Entry ke Sistem Tracking

   • Input event “Loaded / Gate Out” pada TMS atau platform tracking: shipment ID, truck plate, driver, time, seal number, photo attachments.

Praktik terbaik: gunakan SOP 4-eye check (dua orang mengecek) untuk memastikan akurasi count dan kondisi packing.

Bagian 5 — In-Transit Monitoring: Apa yang Harus Dipantau dan Kapan Melapor

Monitoring perjalanan terdiri dari pemantauan lokasi, waktu, dan kondisi. Berikut event yang perlu dicatat dan bagaimana menangani setiap kondisi.

Event Penting yang Harus Dicatat

• Departed warehouse / Gate Out (waktu & foto seal)

• Checkpoint passes (mis. kabupaten/provinsi boundary, toll gate, weighbridge)

• Fuel stop & driver rest (jika melebihi threshold)

• Border crossing / Inspeksi bea cukai

• Arrival at hub/transshipment point

• On-hold / Traffic incident

• Delivered / POD captured

Frekuensi Update

• Untuk rute jarak pendek: notifikasi pada Gate Out, 50% journey, near destination (1–2 jam), dan Delivered.

• Untuk rute jarak panjang: interval 3–6 jam atau pada event (departure from checkpoint, crossing, ETA update).

Cara Memantau (Praktis & Non-teknis)

• Pengawasan manual: driver wajib mengirim WhatsApp update dan foto pada checkpoint (bukti timpa waktu), disimpan oleh dispatcher.

• Telepon check-in: untuk lane high-value, lakukan panggilan check-in pada jam tertentu.

• Integrasi EDI / TMS: bila tersedia, sistem otomatis menerima pings dari telematics (jika tidak disebutkan secara teknis, sebutkan sebagai "teknologi tracking" jika diminta) — namun panduan ini menyediakan alternatif manual.

Handling Exceptions — Proses Eskalasi

Jika ada exception (delay > 60 menit, accident, breakdown, seal tampered, theft attempt), lakukan langkah ini:

1. Immediate Safety First: pastikan driver dan barang aman; mintalah driver pindah ke tempat aman.

2. Kumpulkan Evidence: foto kondisi kendaraan, lokasi, nomor kendaraan lain, dan witness information.

3. Hubungi Dispatch & On-call Manager: beri update lengkap dan estimasi waktu recovery.

4. Beritahu Consignee & Stakeholders: kirim email/WA eskalasi dengan subject jelas: “ESCALATION: ShipmentID — Issue Short Description”. Sertakan foto & ETA baru.

5. If Theft/Road Accident: laporkan ke polisi, buat Police Report (BAP), dan hubungi insurer jika perlu.

6. Record & Follow-up: catat time to resolution di log dan analisa akar penyebab.

Template email eskalasi tersedia di Bagian Template.

Bagian 6 — Ketika Mendekati Tujuan: Persiapan Stripping & Handover

Menjelang tiba, sejumlah persiapan mempercepat proses penyerahan:

1. Pre-Arrival Notice (PAN)

   • Kirim PAN 4–6 jam sebelum tiba untuk memberi penerima waktu siapkan personnel unloading.

   • Sertakan ETA, truck plate, driver contact, seal number.

2. Unloading Planning

   • Siapkan alat: forklift, pallet jack, dock leveller, dan labor.

   • Tentukan area isolasi untuk barang yang harus di-inspect.

3. Document Ready

   • Siapkan surat jalan original, invoice, packing list, dan surat ijin jika barang LARTAS.

   • Siapkan blank POD forms.

4. Safety & Security

   • Guarding area untuk high-value barang.

   • Pastikan penerima menyiapkan equipment sesuai safety rules.

5. Penerimaan & Tally

   • Lakukan counting dan cross-check dengan packing list; foto barang pada saat dibongkar.

   • Catat discrepancy: shortage, damage, wetness, contamination.

6. Proof of Delivery (POD)

   • Dokumen harus memuat: shipment ID, delivered qty, kondisi barang, nama penerima, signature & timestamp.

   • Lampirkan foto bukti kondisi penerimaan jika dimungkinkan.

7. Closeout

   • Input event “Delivered” ke TMS dan kirim final delivery notification ke shipper & forwarder.

   • Simpan semua bukti untuk rekonsiliasi billing dan klaim.

Bagian 7 — Penanganan Klaim & Dokumentasi Bukti

Saat ada kerusakan atau kehilangan, proses klaim yang rapi menentukan hasilnya.

Langkah Klaim Cepat (Within 24–48 hours)

1. Immediate Notification: penerima memberitahu carrier/forwarder dan shipper.

2. Kumpulkan Bukti: foto kerusakan, foto seal, photocopy POD, video unloading, police report (jika theft), dan CCTV footage.

3. PIR (Property Irregularity Report): carrier membuat PIR di lokasi.

4. Surveyor: bila nilai besar, involve surveyor independen untuk assessment.

5. Insurance Notification: inform underwriter sesuai ketentuan polis; ajukan claim form lengkap.

6. Follow-up: dokumentasikan semua komunikasi, estimasi biaya, dan timeline per tindakan.

Dokumen Esensial untuk Klaim

• Commercial invoice & packing list.

• Surat jalan & POD.

• Foto pra-shipment & saat pemuatan (bila ada).

• Police report (jika berlaku).

• Surveyor report (jika dilakukan).

• Email/WA exchanges with driver/dispatcher.

Catatan: ikuti batas waktu klaim pada kontrak/insurance (sering 7–14 hari). Keterlambatan notifikasi atau kurang bukti bisa mengakibatkan klaim ditolak.

Bagian 8 — Komunikasi Efektif: Siapa Dihubungi dan Format Pesan yang Tepat

Komunikasi yang cepat dan terstruktur mempercepat penyelesaian masalah. Berikut alur komunikasi standar:

• Level 1 — Driver ↔ Dispatcher: operational updates & immediate issues.

• Level 2 — Dispatcher ↔ Ops Manager / Forwarder: jika issue > 30–60 menit.

• Level 3 — Ops Manager ↔ Shipper / Consignee & Insurer: untuk eskalasi (accident, theft, major delay).

• Level 4 — Legal / GM ↔ Stakeholder eksternal: untuk klaim besar atau litigasi.

Template Email Eskalasi (Singkat & Efektif)

Subject: ESCALATION: [ShipmentID] — [Issue Type] — [Location] — [ETA Update]

Kepada Yth: [Nama Penerima/Tim Operasional] Shipment ID: [xxxxxx] Truck Plate: [B-xxxx-xx] Driver: [Nama | Telp] Origin: [Alamat Asal] Current Location: [Koordinat / Area / Landmark] Issue: [Brief description e.g. "Breakdown on Km 120 toll A — truck immobilized"] Time Detected: [DD MMM YYYY HH:MM local] Actions Taken: - Driver secured at rest area - Dispatcher notified & arranging replacement unit - Photo evidence attached (photo1.jpg, photo2.jpg) Immediate Impact: [estimasi delay dan risiko, e.g. 3–4 hours; perishable goods at risk] Request: - Please confirm next steps for contingency (send replacement / transfer cargo) - If insurer notification required, please advise PIC on our side: [Name / role / telp] Terima kasih, [Your Ops Team]

Sertakan foto, lokasi, dan estimated time to recovery (ETR).

Bagian 9 — Tools & Sistem untuk Mempermudah Tracking (Tanpa Bergantung pada Teknologi Tinggi)

Tidak semua perusahaan perlu atau mampu membeli sistem mahal. Berikut opsi alat yang praktis:

1. Spreadsheet Terstruktur (Excel/Google Sheets)

   • Kolom: Shipment ID, Truck Plate, Driver, Gate In, Gate Out, Checkpoints (time stamps), ETA, Current Status, Photo Links, Remarks.

   • Manfaat: murah, mudah diakses, cocok untuk operasi kecil.

2. Platform Chat Terorganisir (Group WA / Telegram / Slack Channels)

   • Buat channel khusus per rute; driver kirim update/checkpoint dalam group; dispatcher mengumpulkan bukti (foto).

   • Praktis untuk komunikasi cepat, tetapi risikonya: data tersebar; perlu backup manual.

3. Sistem TMS sederhana / shared dashboard

   • Banyak vendor menyediakan TMS cloud yang terjangkau untuk tracking dan attachments.

   • Fitur: upload dokumen, event log, role-based access.

4. Checklist & Logbook Fisik (Backup)

   • Pastikan ada buku log di truck dan copy digital di gudang untuk kasus hilangnya sinyal/online.

Rekomendasi: kombinasikan spreadsheet terpusat + grup chat + backup foto di cloud folder (Google Drive/OneDrive) agar semua bukti tersimpan.

Bagian 10 — KPI & Metric yang Harus Dipantau untuk Operasi Tracking

Agar proses tracking berdampak nyata terhadap performa bisnis, monitor KPI berikut:

• On-Time Delivery (OTD) Rate (%) — persentase pengiriman sesuai SLA waktu.

• Exception Rate (%) — persentase shipment dengan kejadian (delay, damage, theft).

• Average Time to Resolve Exception (hours) — rata-rata durasi penyelesaian masalah.

• Proof of Delivery Availability (%) — persentase POD yang lengkap dan ter-upload sebelum closeout.

• Seal Integrity (%) — persentase seal yang tidak ter-suspect saat tiba.

• Driver Check-In Compliance (%) — persentase laporan checkpoint yang dikirim sesuai SOP.

• Cost per Delivery — metrik biaya untuk cost control.

Gunakan KPI ini untuk weekly/monthly review dan continuous improvement.

Bagian 11 — SOP Singkat: Tracking Kargo Darat (Versi Ringkas untuk Cetak)

SOP: Tracking Kargo Darat (Ringkas)

1. Pra-pemuatan (T-24 jam)

   • Confirm booking & vehicle.

   • Complete packing & label.

   • Upload documents to shared folder.

2. Pemuatan (Gate In)

   • Gate-In time recorded.

   • Tally & foto.

   • Apply seal & record seal number.

   • Input Gate Out event.

3. In Transit

   • Driver check-in per checkpoint: send photo + location.

   • Dispatcher updates spreadsheet & notifies consignee when 2 hours to arrival.

   • If exception, follow escalation template.

4. Arrival & Unloading

   • Verify seal; photo before opening.

   • Tally & record shortages/damage.

   • POD signed & uploaded.

5. Closeout

   • Send final delivery notification.

   • Archive all documents and photos.

SOP ini dapat dicetak dan ditempel di gate, truck cabin, dan dispatch room.

Bagian 12 — Studi Kasus: Implementasi Tracking Manual Menjadi Sukses Operasional

Kasus 1 — Distributor FMCG di Jawa Tengah

Situasi: sering delay dan banyak komplain dari toko.
Solusi: menerapkan spreadsheet terpusat + grup WA per rute + requirement foto gate-in/gate-out.
Hasil: OTD naik dari 82% menjadi 94% dalam 3 bulan; complaints turun 60%.

Kasus 2 — Supplier Spare Parts Industri

Situasi: spare critical parts sering terlambat menyebabkan line stoppage.
Solusi: kontrak emergency trucking, buffer stock di 3 hub regional, dan SOP eskalasi 30 menit.
Hasil: downtime akibat logistics turun signifikan; ROI investasi di buffer storage terbayar dalam 2 bulan.

Pembelajaran: prosedur sederhana yang konsisten sering lebih efektif daripada teknologi mahal tanpa disiplin operasional.

Bagian 13 — Roadmap Implementasi: 90 Hari untuk Meningkatkan Tracking Operasional

Hari 0–14: Assess & Design

• Audit proses existing; identifikasi pain points.

• Pilih format tracking (spreadsheet/TMS) dan buat template.

• Sosialisasi awal ke tim warehouse & drivers.

Hari 15–45: Pilot & Training

• Pilot di 2–3 rute prioritas; sediakan SOP cetak & checklist.

• Training dispatcher & drivers; simulasi exception.

• Kumpulkan feedback dan refine SOP.

Hari 46–75: Scale Up & Automate

• Terapkan ke semua rute; siapkan shared folder untuk bukti.

• Mulai integrasi dengan billing & customer service.

• Monitor KPI harian.

Hari 76–90: Review & Continuous Improvement

• Evaluasi KPI 30/60/90 hari; adjust SOP.

• Buat playbook escalation & training regular.

• Pertimbangkan upgrade ke TMS bila ROI jelas.

Bagian 14 — Checklist Lengkap (Printable) — Sebelum, Saat, dan Sesudah Pengiriman

Sebelum Pickup

• Booking & vehicle confirmed.

• Document pack completed (invoice, PL, permits).

• Labeling & pallet ID done.

• Photo evidence pre-shipment uploaded.

• Driver contact & truck plate confirmed.

Saat Gate Out / Loading

• Gate-in time recorded.

• Tally completed & signed.

• Seal number applied & recorded.

• Photo of loaded truck uploaded.

• Gate-out time recorded.

Dalam Perjalanan

• Driver check-in at checkpoint 1 (photo & time).

• Driver check-in at checkpoint 2 (photo & time).

• ETA updated to consignee 2 hours prior.

• Any exception reported with photo & location.

Saat Arrival / Unloading

• Photo of seal before opening.

• Tally & inspection completed.

• POD signed & uploaded.

• Empty truck returned note (if applicable).

Closeout

• Final delivery notification sent.

• All documents archived.

• Claim filed (if any) with complete evidence.

Bagian 15 — FAQ (Pertanyaan yang Sering Muncul)

Q: Bagaimana jika driver tidak punya sinyal di jalan?
A: Terapkan prosedur offline: driver wajib mengambil foto timestamp di checkpoint dan mengirim saat sinyal tersedia; dispatcher menyimpan backup log.

Q: Berapa sering driver harus check-in?
A: Minimal: gate-out, middle point (50% journey), near destination (1–2 jam), dan delivered. Untuk rute panjang, interval 3–6 jam.

Q: Bagaimana mengurangi fraud/penipuan POD?
A: Terapkan POD foto dengan nama penerima, timestamp, dan photo of person signing; cross-check signature dengan database penerima.

Q: Apa tindakan cepat untuk goods perishable jika terjadi delay?
A: Prioritaskan re-route ke nearest hub pending decision; gunakan chiller/reefer truck jika tersedia; beri notifikasi ke penerima untuk disposition.

Penutup — Menjadikan Tracking Kargo Darat Sebagai Keunggulan Operasional

Tracking kargo darat bukan pekerjaan sisipan; ini elemen strategis yang menurunkan biaya, meningkatkan kepastian, dan memperbaiki layanan pelanggan. Panduan ini menyajikan langkah implementatif — dari pra-pemuatan hingga closeout — yang bisa langsung Anda terapkan. Mulailah dengan prosedur sederhana, pastikan disiplin tim, ukur KPI, dan lakukan perbaikan berkelanjutan. Hasilnya: operasi lebih transparan, klaim lebih sedikit, dan pelanggan lebih puas.

Siap mengirimkan kargo Anda? Kirimkan melalui Hasta Buana Raya untuk solusi logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62-822-5840-1230 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!

Digital Marketing

Kamis, 09 Oktober 2025 10:00 WIB