Memahami Satuan Koli dalam Pengiriman Barang via Udara

Pendahuluan — mengapa satuan koli penting?

Dalam operasional kargo udara, istilah koli sering dipakai sehari-hari oleh petugas gudang, sales, ataupun pelanggan akhir. Namun makna satuan ini memiliki implikasi operasional dan komersial besar: dari proses acceptance, perhitungan tarif (chargeable weight), penanganan fisik, hingga tanggung jawab klaim. Ketidaksesuaian penghitungan koli terhadap fisik barang dapat memicu under-charging atau sengketa klaim. Artikel ini menjelaskan segala sesuatu tentang satuan koli sehingga Anda bisa mengelolanya dengan benar — mulai definisi hingga SOP pengecekan dalam Pengiriman Barang.

1. Apa itu koli? Definisi praktis

Koli adalah satuan hitung unit fisik dalam pengiriman barang—bisa berupa kotak, karung, drum, palet, atau unit pengemasan lain yang berisi barang dagangan. Secara konseptual, koli = 1 (satu) unit paket; tetapi apa yang dianggap 1 koli bergantung pada cara pengemasan dan perjanjian antara shipper dan carrier.

Contoh:

• 1 koli = 1 kardus berisi sepatu.

• 1 koli = 1 karung beras 25 kg.

• 1 koli = 1 palet yang berisi 40 karton (dalam beberapa konteks, palet juga dihitung sebagai 1 koli atau dinyatakan sebagai X koli × Y cart per pallet — penting disepakati sejak awal).

Intinya: koli adalah unit kuantitatif, bukan satuan berat. Untuk proses billing udara, jumlah koli dikombinasikan dengan berat aktual dan/atau berat dimensi untuk menentukan tarif.

2. Jenis-jenis kemasan yang sering dihitung sebagai koli

Beberapa bentuk umum yang sering disebut sebagai koli:

• Box / Karton — paling umum untuk retail dan e-commerce.

• Karung / Sack — banyak dipakai untuk bahan baku (beras, gandum, bahan kimia granular).

• Drum / Barrel — cairan atau bahan industri.

• Crate / Peti kayu — barang industri, bagian mesin.

• Pallet — unitisasi beberapa koli di atas palet. Tergantung praktik perusahaan, pallet bisa dihitung 1 koli atau dihitung berdasarkan jumlah karton di atasnya.

• ULD / Container kecil — di udara, ULD (unit load device) merupakan unit yang memuat banyak koli; ULD sendiri diperlakukan dengan aturan berat dan dimensi khusus.

Penting: selalu tentukan definisi apa yang dimaksud 1 koli dalam kontrak atau bentuk pemesanan agar tidak terjadi perbedaan interpretasi.

3. Mengapa jumlah koli saja tidak cukup — pengertian chargeable weight

Dalam kargo udara, penentuan biaya tidak hanya berdasarkan jumlah koli, melainkan pada chargeable weight — yaitu nilai berat yang menjadi dasar penagihan. Chargeable weight adalah nilai maksimum antara actual weight (berat nyata) dan dimensional weight (volumetric weight).

• Actual weight = berat aktual seluruh shipment (kg).

• Dimensional weight dihitung dari dimensi paket: rumus umum yang sering digunakan adalah:

Dim weight (kg) = (Panjang × Lebar × Tinggi dalam cm) ÷ 6000

(Perhatian: beberapa carrier atau rute mungkin menggunakan pembagi lain, mis. 5000; di udara internasional 6000 banyak dipakai. Perjanjian tarif harus dicek.)

Kemudian chargeable weight per koli atau per AWB adalah maksimum(actual weight, dim weight).

4. Cara mengukur dimensi dan menghitung berat dimensi — contoh langkah demi langkah

Petunjuk praktis pengukuran:

1. Gunakan alat ukur yang rata (meteran pita, pengukur box) dan ukur bagian terluas masing-masing dimensi termasuk pembungkus/pallet overhang.

2. Catat panjang (P), lebar (L), tinggi (T) dalam sentimeter (cm).

3. Hitung volume = P × L × T (cm³).

4. Bagi dengan factor (contoh 6000) → hasil kg (pembulatan sesuai kebijakan carrier).

Karena instruksi tegas sistem: lakukan aritmetik digit per digit bila menghitung manual agar tidak salah. Contoh:

Misal 1 koli berupa karton dengan dimensi:

• Panjang = 120 cm

• Lebar = 80 cm

• Tinggi = 60 cm

Langkah perhitungan:

• Volume: 120 × 80 × 60.

  • 120 × 80 = 9,600. (Karena 12×8 = 96, lalu tambahkan dua nol → 9,600.)

  • 9,600 × 60 = 576,000. (9,600 × 6 = 57,600 → tambahkan satu nol → 576,000.)

• Bagi faktor 6,000:

  • 576,000 ÷ 6,000 = 96. (Karena 576 ÷ 6 = 96, lalu tambahkan dua nol/kurangi sesuai faktor — hasil 96.)

Jadi dimensional weight = 96 kg.

Bandingkan dengan berat aktual: misal berat aktual 80. Karena dim weight (96) > actual (80), chargeable weight = 96 kg.

Catatan penting: ketika shipment berisi beberapa koli, hitung dim weight per koli atau per unitisasi (seperti pallet) sesuai aturan carrier; beberapa carrier membolehkan mengakumulasi dimensi dalam satu unit ULD atau menghitung per-koli lalu menjumlahkan.

5. Pengaruh unitisasi (pallet, ULD) terhadap perhitungan koli dan berat

Praktik unitisasi menggabungkan sejumlah koli menjadi satu unit handling (pallet atau ULD). Dampaknya:

• Jika pallet dihitung sebagai 1 koli → dapat menyembunyikan jumlah karton sebenarnya sehingga berisiko under-charging. Oleh karena itu banyak forwarder/airline meminta rincian jumlah koli per pallet (mis. 1 pallet = 40 cartons) sehingga billing tetap akurat.

• Dimensi pallet / ULD menjadi dimensi penghitungan bila carrier memperlakukan pallet sebagai single unit. Maka pastikan dimensi keseluruhan dan berat total pallet diukur akurat.

• Pembulatan & peraturan minimal chargeable weight — beberapa airline menerapkan minimum chargeable weight per koli (mis. 45 kg per colis untuk kargo tertentu); perbedaan ini harus dicek.

Rekomendasi praktis: selalu sertakan packing list yang merinci jumlah koli per pallet dan berat tiap karton agar tidak terjadi perselisihan.

6. Cara penandaan koli (labeling) yang benar untuk kargo udara

Label dan marking harus jelas agar proses handling, customs, dan delivery berjalan lancar. Elemen minimal label koli:

• Nomor AWB (Air Waybill) & HAWB (jika ada).

• Nomor koli (contoh: 1/5, 2/5 ... menunjukkan sequence & total).

• Berat tiap koli (kg).

• Dimensi tiap koli (cm) bila praktis.

• Keterangan handling instructions (mis. FRAGILE, THIS SIDE UP, KEEP DRY).

• Nama & alamat shipper & consignee (jika diperlukan); namun data lengkap tetap di dokumentasi.

Contoh label singkat:

AWB: 123-45678901 Koli: 1/5 Gross: 12.5 kg Dim: 50×40×30 cm Handle: FRAGILE / THIS SIDE UP

Praktik baik: gunakan label waterproof & ditempel di sisi yang mudah terlihat.

7. Dokumentasi terkait koli — apa yang wajib ada

Untuk menghindari masalah operasional dan klaim, pastikan paket dilengkapi:

• Air Waybill (AWB) — mencantumkan total koli, total berat, dan description of goods.

• Packing List — merinci isi tiap koli, jumlah barang, berat per koli, dimensi per koli/pallet.

• Commercial Invoice — untuk keperluan customs.

• Certificate / special permits — bila barang memerlukan izin (pharma, DG, perishables).

• Insurance Document (jika diasuransikan).

Packing list yang rapi memudahkan proses acceptance dan klaim jika ada discrepancy.

8. Prosedur penerimaan & verifikasi koli di gudang kargo (SOP singkat)

Berikut SOP ringkas pemeriksaan koli saat gate-in/acceptance:

1. Verifikasi dokumen: cocokkan AWB/Packing List dengan physical koli (jumlah dan ID).

2. Scan barcode / catat nomor koli: rekam setiap koli masuk ke WMS/TMS.

3. Check kondisi fisik: foto kontainer/koli — facial & close-up seal/pallet.

4. Timbang & ukur: ukur berat aktual tiap koli dan dimensi bila diperlukan; catat di sistem.

5. Hitung chargeable weight: gunakan rumus dim weight dan bandingkan actual weight.

6. Acceptance note: jika ada damage/shortage, catat di acceptance form dan lakukan eskalasi.

7. Labelify: jika perlu, tempel label AWB/koli pada tiap unit.

Praktik ini menjaga akurasi dan meminimalkan dispute saat penagihan.

9. Perhitungan biaya berdasarkan koli — contoh sederhana

Beberapa carrier menetapkan tarif berdasar kg atau per koli (terutama untuk kargo kurir/express). Umumnya rumus dasar:

• Jika tarif per kg: Biaya = Chargeable weight (kg) × Rate (IDR/kg).

• Jika tarif per koli (flat): Biaya = jumlah koli × rate per koli.

Contoh kombinasi: forwarder mengenakan rate dasar IDR 10.000/kg. Shipment 5 koli dengan per-koli dim weight 12 kg, 14 kg, 9 kg, 20 kg, dan 15 kg; actual weights mungkin berbeda.

Langkah:

1. Hitung dim weight tiap koli atau hitung per pallet tergantung kebijakan.

2. Jumlahkan chargeable weights → total kg.

3. Biaya = total kg × IDR 10.000.

Pastikan untuk menuliskan perhitungan pada invoice agar jelas bagi shipper.

10. Packing & handling best practices untuk menjaga jumlah koli konsisten

Untuk meminimalkan mismatch antara declaration dan real physical koli:

• Standarkan packing: gunakan ukuran karton yang konsisten per SKU sehingga dimensi dan berat mudah diprediksi.

• Gunakan palletization: buat pallet manifest (jumlah karton per pallet) dan tandai pallet dengan informasi koli.

• Sertakan packing list di setiap koli atau gunakan pallet label dengan breakdown.

• Training staff packing untuk menghitung dan menandai koli sesuai SOP.

• Foto packing sebagai bagian dari dokumen pengiriman jika nilai tinggi.

Praktik ini menurunkan risiko reject saat acceptance dan klaim biaya.

11. Perbedaan terminal handling dan door-to-door pada penghitungan koli

Operasional terminal handling fokus pada acceptance, storage singkat, dan loading; semua pemeriksaan koli terjadi di titik ini. Sedangkan door-to-door mencakup pick up dari shipper, pengkonsolidasian, delivery ke consignee; di rute ini ada lebih banyak touch point dan lebih banyak kemungkinan intel mismatch.

Rekomendasi: bila layanan door-to-door, shipper harus mengirim packing list dan manifest ke forwarder saat pick up agar semua titik menangani informasi yang sama.

12. KPI dan metrik terkait koli yang harus dipantau

Beberapa KPI operasional yang relevan:

• Accuracy of pieces (%) — persentase shipment yang jumlah kolinya sesuai antara declaration dan fisik.

• Average time to count/scan per koli (sec/piece) — untuk mengukur efisiensi handling.

• Chargeable weight variance (%) — selisih rata-rata antara declared chargeable vs measured.

• Claims per 10.000 koli — frekuensi klaim terkait jumlah/kerusakan.

• On-time acceptance rate (%) — shipments diterima sesuai jadwal pre-advice.

Target tergantung industri; contoh: accuracy pieces > 99% untuk operasi ritel besar.

13. Contoh kasus sengketa koli dan penyelesaiannya

Kasus: Shipper mengklaim 10 koli terangkat dari gudang, namun handler menemukan 9 koli saat acceptance. Shipper minta biaya pengiriman penuh; handler menolak sebagian sampai ada bukti.

Langkah penyelesaian ideal:

1. Periksa dokumen pre-pickup (pickup notes, photos).

2. Cek rekaman gate pickup (foto truk & seal) dan gate-in handler.

3. Lakukan inventory check di warehouse shipper (sampling).

4. Jika klaim sah, lakukan koreksi billing dan buat laporan kehilangan; bila tidak, forwarder menerapkan dispute resolution sesuai kontrak.

Penting: chain of custody dokumentasi (foto, scan, signature) sering menentukan hasil.

14. Checklist praktis untuk shipper agar jumlah koli akurat

• Cantumkan jumlah koli jelas di packing list & AWB.

• Tulis berat dan dimensi per koli ketika memungkinkan.

• Foto setiap pallet atau load sebelum berangkat.

• Gunakan barcode label per koli/pallet.

• Simpan copy dokumen pickup dan note pengambilan oleh carrier.

Checklist ini mengurangi dispute downstream.

15. FAQ singkat

Q: Apakah 1 pallet selalu dianggap 1 koli?
A: Tidak selalu. Keputusan itu bergantung pada perjanjian. Praktik terbaik: deklarasikan jumlah karton per pallet agar transparan.

Q: Bagaimana jika berat aktual dan dim weight berbeda per koli?
A: Untuk penagihan, gunakan nilai yang lebih tinggi antara actual dan dim weight (chargeable weight).

Q: Haruskah saya mengukur dimensi tiap koli?
A: Untuk barang yang ringan dan besar (low density), ya; mengukur dimensi mencegah under-charging.

16. Penutup — ringkasan & rekomendasi tindakan cepat

Ringkasnya: koli adalah unit hitung fisik yang mendasar di logistik udara, namun tidak boleh dikelola sendiri tanpa memperhatikan berat aktual dan dimensi

Siap mengirimkan kargo Anda? Kirimkan melalui Hasta Buana Raya untuk solusi logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62-822-5840-1230 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!