Memahami Manifest Kargo dalam Pengiriman Barang via Darat

Pendahuluan

Manifest kargo sering dipandang sebagai “lembar formalitas” yang sekadar menemani truk berangkat. Padahal, manifest adalah dokumen pusat yang merekam seluruh muatan sebuah kendaraan, menjadi dasar navigasi administratif antara pengirim, pengangkut, penerima, dan — bila relevan — otoritas. Dalam pengiriman via darat, manifest menyatukan informasi teknis, komersial, dan logistik: nomor kontainer atau kendaraan, uraian barang, jumlah kolli, berat, titik muat-bongkar, serta nama-nama pihak yang terlibat.

Artikel ini ditulis untuk tim operasional, sopir, pengusaha trucking, freight forwarder, dan manajer logistik dalam Pengiriman Barang.

1. Apa itu Manifest Kargo untuk Pengiriman Darat?

Manifest kargo (road cargo manifest) adalah dokumen yang mencatat rincian seluruh kargo yang diangkut oleh satu kendaraan/truk atau satu unit pengiriman darat pada suatu perjalanan tertentu. Manifest ini bisa berbentuk fisik (kertas) atau digital (PDF/elektronik) dan biasanya disertakan bersama dokumen pengiriman lain seperti surat jalan, bill of lading (untuk multistop/door-to-door), atau CMR (Convention on the Contract for the International Carriage of Goods by Road) untuk pengiriman internasional.

Manifest bukan hanya daftar barang; ia merekam hubungan logistik — siapa shipper, siapa consignee, rute, instruksi pengiriman, referensi invoice, serta data jaminan pengiriman. Manifest memudahkan rekonsiliasi, pemeriksaan, klaim, dan audit.

2. Mengapa Manifest Kargo Penting? (Fungsi utama)

1. Sumber kebenaran operasi — Menjadi rujukan resmi untuk jumlah dan jenis barang di satu kendaraan.

2. Alat koordinasi — Mengenalkan isi pengiriman ke terminal, gudang, pihak bongkar, dan security.

3. Dasar verifikasi & audit — Digunakan saat pemeriksaan, klaim kerusakan/hilang, dan audit kepabeanan/lainnya.

4. Legalitas & kepatuhan — Dalam pengiriman tertentu (barang berbahaya, berlisensi, ekspor-impor), manifest adalah dokumen yang diminta otoritas.

5. Keamanan & keselamatan — Memberi tahu pihak bongkar tentang potensi risiko (B3, barang fragil).

6. Efisiensi pemungutan & penagihan — Membantu perhitungan biaya berdasarkan muatan dan rute.

Sederhananya: manifest mengubah “apa yang ada di truk” menjadi “apa yang dapat dipertanggungjawabkan”.

3. Siapa yang Membuat dan Menggunakan Manifest?

• Pengirim (Shipper): sering menyiapkan data awal (packing list/invoice) yang menjadi sumber manifest.

• Freight Forwarder / Expedisi: biasanya menyusun manifest untuk seluruh muatan konsolidasi (LTL — Less Than Truckload) atau kontainer trailer.

• Carrier / Perusahaan Truk: menempelkan manifest ke dashboard/kokpit truk dan menyerahkannya ke pihak bongkar.

• Penerima (Consignee): akan mencocokkan barang yang diturunkan dengan manifest.

• Terminal / Gudang: menggunakan manifest untuk perencanaan bongkar, space allocation, dan security check.

• Otoritas (polisi, bea cukai, instansi): memeriksa manifest jika ada pemeriksaan atau rute lintas batas.

Peran dan tanggung jawab harus jelas: siapa yang menandatangani, siapa yang menyimpan copy, dan siapa yang bertanggung jawab jika data salah.

4. Komponen Data Penting dalam Manifest Kargo Darat

Manifest yang baik mencakup beberapa kelompok data utama. Berikut daftar komprehensif yang sebaiknya ada:

A. Identitas Perjalanan

• Nomor manifest (unik / reference).

• Tanggal pembuatan manifest.

• Nomor kendaraan / plat nomor.

• Identitas sopir (nama, nomor HP, ID/NRP).

• Nomor trailer/container (jika menggunakan trailer).

• Nama carrier / perusahaan trucking.

B. Rute & Jadwal

• Titik pengambilan (pick-up location) dan alamat lengkap.

• Titik pengiriman (delivery location) dan alamat lengkap untuk setiap consignee (jika multistop).

• ETA (estimated time arrival) dan ETD (departure).

• Rute utama (mis. Jakarta — Surabaya via Tol Trans-Jawa).

C. Rincian Barang (per line item)

• Nomor urut line.

• Nomor referensi komersial (invoice no / PO no).

• Deskripsi barang jelas (jenis, model).

• HS Code atau kategori (opsional, terutama untuk ekspor-impor).

• Jumlah kolli / box / pallet / unit.

• Satuan (PCS, CTN, PAL).

• Berat bruto/netto per line (kg).

• Volume / CBM (jika diperlukan).

• Nilai barang (opsional, untuk dokumen komersial).

• Kondisi pengemasan / label khusus (fragile, keep dry, stackable).

D. Instruksi Khusus

• Instruksi bongkar (jam, tempat, handling).

• Instruksi keamanan (B3 handling, suhu kontrol).

• Dokumen yang harus diserahkan saat delivery (Surat Jalan, CMR, COA, SNI certificate).

E. Dokumen Pendukung & Referensi

• Nomor surat jalan (delivery order / surat jalan).

• Nomor CMR (untuk pengiriman internasional).

• Nomor B/L (jika door-to-door terkait kapal / multimodal).

• Referensi L/C atau kontrak jika relevant.

F. Sign-off & Verifikasi

• Ruang tanda tangan pengirim (prepared by).

• Ruang tanda tangan sopir (accepted cargo).

• Ruang tanda tangan saat delivery (receiver signature) untuk setiap consignee.

• Kolom catatan discrepancy (selisih jumlah / kerusakan).

Jika Anda hendak membuat manifest elektronik, struktur data di atas menjadi field wajib pada template.

5. Contoh Format Manifest (Template Ringkas)

Berikut contoh template manifest sederhana yang dapat langsung dipakai atau dimodifikasi ke Excel / ERP:

MANIFEST KARGO DARAT No Manifest : MFT-2026-001 Tanggal : 21 Januari 2026 Carrier : PT XYZ Transport Plat No. : B 1234 XY Driver : Ahmad (0812-xxxx) Route : Jakarta (Gudang A) -> Surabaya (Gudang B) -> Sidoarjo (Gudang C) ETD : 21 Jan 2026 08:00 ETA Surabaya: 22 Jan 2026 06:00 | No | Referensi (PO/INV) | Consignee | Uraian Barang | Qty | Unit | Gross (kg) | CBM | Instruksi | |----|--------------------|-----------|-------------------------|-----|------|------------|------|-----------| | 1 | INV-2026-1001 | PT ABC | Sepatu Sport (karton) | 200 | PCS | 1500 | 3.2 | Fragile | | 2 | PO-2026-204 | PT DEF | Mesin Pom (pallet) | 2 | PCE | 800 | 1.5 | Forklift | | 3 | HBL-887 | PT GHI | Sparepart (box) | 50 | CTN | 250 | 0.8 | - | Doc attached: Surat Jalan SJ-1001.pdf, Invoice INV-2026-1001.pdf Prepared by: (nama) Signature: ______ Driver sign: ________ Time: _______

Gunakan template ini sebagai starting point untuk penggunaan harian atau integrasi sistem.

6. Langkah Membuat Manifest — Proses & Praktik di Lapangan

Berikut alur operasional pembuatan manifest yang efektif:

1. Kumpulkan data sumber

   • Ambil data dari Purchase Order, Commercial Invoice, Packing List, dan Delivery Order. Pastikan satu sumber data master (ERP atau file master).

2. Konsolidasi item untuk setiap rute

   • Jika mengangkut beberapa consignee, kelompokkan per stop sehingga manifest memuat urutan bongkar.

3. Hitung & validasi qty / berat / volume

   • Lakukan perhitungan total dan pastikan tim gudang telah melakukan pengepakan dan tally. Gunakan scale ticket bila tersedia.

4. Masukkan instruksi handling

   • Cantumkan kebutuhan forklift, suhu, B3, atau keamanan khusus yang perlu disiapkan di tujuan.

5. Lampirkan dokumen pendukung

   • Sertakan softcopy surat jalan, invoice, sertifikat jika diperlukan. Untuk pengiriman lintas batas, attach CMR atau dokumen pabean.

6. Print & tempel copy di dashboard

   • Sopir harus membawa copy manifest di dalam kendaraan; satu copy lain ke warehouse, dan satu copy diikutkan ke paket dokumen.

7. Verifikasi & tanda tangan

   • Pengirim, perusahaan carrier, dan sopir menandatangani manifest sebelum kendaraan berangkat. Di tiap delivery point, penerima menandatangani sebagai bukti terima.

8. After-delivery reconciliation

   • Setelah semua stop selesai, catat tanda tangan penerima, selisih, dan upload hasil ke sistem. Bila ada masalah, buat Laporan Ketidaksesuaian (Discrepancy Report).

Kedisiplinan pada setiap langkah ini mengurangi masalah saat delivery.

7. Hubungan Manifest dengan Dokumen Lain (CMR, Surat Jalan, Invoice)

• Surat Jalan / Delivery Order: dokumen lokal yang menunjukkan hak untuk mengambil barang di gudang. Manifest sering melengkapinya; surat jalan lebih fokus pada bukti pengeluaran dan menjadi dokumen yang diminta saat delivery.

• CMR Note: dokumen standar untuk pengangkutan jalan internasional (Convention on the Contract for the International Carriage of Goods by Road). Untuk transport lintas negara, CMR memegang posisi yang mirip dengan manifest namun bersifat kontraktual. Manifest lokal tetap membantu manajemen muatan saat multi-consignee.

• Invoice & Packing List: data komersial yang menjadi sumber informasi—manifest harus konsisten dengan keduanya.

• Bill of Lading / Multimodal B/L: bila pengiriman door-to-door melibatkan moda laut atau udara, manifest truk menjadi bagian dari rantai dokumen yang menggabungkan B/L.

• Dokumen Kepabeanan: untuk rute ekspor-impor, manifest menjadi bahan pemeriksaan gateway (customs checkpoint) dan harus sinkron dengan dokumen pabean.

Singkat: manifest adalah penghubung praktis antara dokumen komersial dan kegiatan fisik pengiriman.

8. Kesalahan Umum dalam Manifest dan Cara Menghindarinya

1. Data tidak sinkron (jumlah & deskripsi berbeda)

   • Pencegahan: gunakan satu sumber data master (ERP), lakukan cross-check packing list vs physical count.

2. Tidak mencatat instruksi handling penting

   • Pencegahan: checklist handling pada tahap consolidasi, konfirmasi kebutuhan forklift atau chilling.

3. Tidak melampirkan dokumen yang dibutuhkan oleh penerima

   • Pencegahan: buat daftar dokumen wajib per consignee (SNI, Sertifikat K3, COA, CMR).

4. Manifest tertinggal oleh sopir

   • Pencegahan: SOP pengambilan dokumen wajib sebelum berangkat; scan copy dikirim ke grup WhatsApp/log system.

5. Tidak menandatangani manifest pada departure/arrival

   • Pencegahan: tentukan PIC di sender & receiver; buat kebijakan tanda tangan sebagai syarat release.

6. Tidak mencatat selisih pada waktu penurunan

   • Pencegahan: screenshot/dokumentasi foto saat bongkar; buat form Discrepancy Report instan.

Meminimalkan kesalahan ini butuh kombinasi SOP, pelatihan, dan teknologi penunjang.

9. Praktik Terbaik & Teknologi Pendukung

Praktik terbaik (operasional)

• Standardisasi template manifest di seluruh cabang dan mitra.

• Pre-trip checklist: manifest, surat jalan, KTP sopir, SIM, asuransi kendaraan.

• Foto & bukti digital: gunakan smartphone untuk foto seal, kondisi muatan, tanda terima.

• Training untuk driver & admin: pengisian dokumen dan penanganan discrepancy.

• Version control: simpan manifest final dan revisi di cloud dengan penamaan jelas.

Teknologi pendukung

• TMS (Transport Management System): otomatisasi pembuatan manifest berbasis data PO/invoice.

• Mobile Apps untuk driver: tanda tangan digital di lokasi, upload foto, update status.

• Barcode / QR scanning: verifikasi nomor kolli saat loading/unloading.

• E-manifest / E-Surat Jalan: integrasi dengan pihak ketiga (terminal, pabean) untuk compliance dan tracking.

• Telematics / GPS: monitoring rute dan ETA real-time, mengurangi ketidakpastian jadwal.

Investasi kecil di teknologi sering mengurangi friksi operasional secara signifikan.

10. Menangani Discrepancy & Klaim

Jika terjadi perbedaan (jumlah atau kerusakan):

1. Tahan proses: jangan lanjutkan pengiriman ke konsinyasi berikutnya sebelum selisih diproses (jika memungkinkan).

2. Buat Discrepancy Report: cantumkan manifest, foto bukti, scale ticket, dan tanda tangan witness.

3. Komunikasi cepat: hubungi shipper, penerima, dan insurance broker.

4. Surveyor independen: untuk klaim besar, minta surveyor pihak ketiga.

5. Dokumentasi & follow-up: simpan semua korespondensi; gunakan log ticketing untuk status klaim.

Proses klaim yang rapi memperkecil konflik dan mempercepat penyelesaian finansial.

11. Checklist Siap Pakai — Sebelum Truk Berangkat

• Manifest final (print & digital) tersedia.

• Surat Jalan / DO & Invoice terlampir.

• Driver membawa manifest copy & dokumen identitas.

• Semua item sudah di-tally dan berat/CBM diverifikasi.

• Instruksi handling tercantum (forklift/suhu/fragile).

• Kontak penerima & PIC tercantum.

• Foto muatan & seal number tercapture.

• Sistem TMS di-update dengan status “Departed”.

• Asuransi dan dokumen kepabeanan (jika ada) lengkap.

Gunakan checklist ini sebagai persyaratan Go/No-Go.

12. FAQ Singkat

Q: Apakah manifest diharuskan secara hukum untuk pengiriman darat lokal?
A: Tidak selalu dipersyaratkan oleh hukum nasional untuk semua pengiriman lokal, tetapi banyak terminal, perusahaan, dan pelanggan meminta manifest sebagai best practice operasional. Untuk pengiriman internasional (lintas border) manifest bisa diwajibkan (CMR/e-manifest).

Q: Apakah manifest dan surat jalan itu sama?
A: Tidak. Surat jalan lebih berfungsi sebagai bukti pengeluaran/penerimaan barang untuk consignee lokal. Manifest adalah daftar lengkap muatan satu kendaraan dan lebih komprehensif terutama untuk rute multistop.

Q: Berapa lama manifest disimpan?
A: Sesuai kebijakan perusahaan; minimal sama dengan retention dokumen komersial—biasanya 5 tahun—atau sesuai ketentuan pajak & regulasi lokal.

Kesimpulan — ringkas dan tindakan cepat

Manifest kargo adalah “peta muatan” yang menghubungkan dokumen komersial dan kegiatan fisik pengiriman. Pembuatan manifest yang akurat dan konsisten bukan cuma soal kepatuhan, melainkan juga cara efektif menekan biaya, mempercepat rantai pasok, dan meminimalkan klaim

Siap mengirimkan kargo Anda? Kirimkan melalui Hasta Buana Raya untuk solusi logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62-822-5840-1230 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!