Delivery Order dalam Pengiriman Barang via Udara

Pendahuluan — mengapa Delivery Order penting dalam kargo udara?

Delivery Order (DO) adalah salah satu dokumen operasional yang paling sering muncul dan paling krusial dalam proses release kargo udara. Meskipun terlihat sepele, DO mengatur hak untuk mengambil barang di gudang kargo, menjadi dasar bagi terminal untuk menyerahkan muatan, dan menjadi titik silang antara aspek komersial dan operasional. Bila DO tidak tepat — misalnya salah penerima, format tidak lengkap, atau disconnect antara DO dan Air Waybill — proses pengeluaran kargo terhenti, menimbulkan dwell time, biaya storage tambahan, klaim, dan reputasi yang terganggu dalam Pengiriman Barang.

# Apa itu Delivery Order (DO)?

Delivery Order (DO) adalah surat perintah yang dikeluarkan oleh pemegang hak atas kargo (biasanya airline, ground handling agent, atau freight forwarder yang memegang hak) kepada gudang/terminal agar menyerahkan barang kepada pihak tertentu (consignee, agent, atau haulage). DO bisa berupa dokumen fisik atau elektronik (e-DO) dan biasanya memuat: identitas barang (AWB/HAWB), jumlah koli, berat, identitas pemegang DO, syarat penyerahan (mis. pembayaran, dokumen customs), serta instruksi tambahan.

Sederhananya: DO adalah “izin resmi” sehingga gudang kargo tahu kepada siapa mereka boleh mengeluarkan barang.

# Siapa yang menerbitkan Delivery Order?

Penerbit DO bergantung pada struktur commercial & operasional dalam rantai pengiriman:

• Airline / Carrier — jika airline yang memegang kargo atau ketika kargo ditangani langsung oleh carrier.

• Ground Handling Agent (GHA) — kadang GHA bertindak sebagai issuer DO atas nama airline.

• Freight Forwarder / NVOCC — bila forwarder telah menguasai kredensial/possession atas kargo (mis. door-to-door contracts) dan kontraknya memberikan hak release kepada forwarder.

• Consolidator / Cargomaster — untuk konsolidasi LCL, DO internal dikeluarkan setelah pembayaran dan dokumen clear.

Penting: pihak penerbit harus tercantum jelas pada DO agar terminal tahu sumber otoritasnya.

# Jenis-jenis Delivery Order

Secara operasional, ada beberapa varian DO yang perlu diketahui:

1. Export DO — perintah penyerahan kargo kepada pihak yang akan memuat ke pesawat di origin (jarang; sering berupa gate pass).

2. Import DO (Release Order) — DO yang paling umum: perintah penyerahan kargo impor kepada consignee/agent setelah clearance.

3. Telex Release / Express Release — mekanisme untuk release tanpa menyerahkan dokumen fisik jika data dan otorisasi sudah terverifikasi elektroniknya.

4. SWIFT / Electronic DO (e-DO) — DO dalam bentuk elektronik yang diotorisasi via sistem, mempercepat proses dan meminimalkan kontak fisik.

5. Bank Release / DO on Payment — DO yang hanya dikeluarkan setelah bukti pembayaran diterima (mis. bank escrow atau letter of credit conditions terpenuhi).

Masing-masing jenis punya implikasi prosedural berbeda; operator harus punya SOP untuk tiap tipe.

# Komponen utama dalam sebuah Delivery Order

DO yang baik selalu memuat informasi minimal berikut — ini wajib diperiksa saat menerima/penerbitan:

• Identitas penerbit DO (nama airline/GHA/forwarder, alamat, contact).

• Nomor DO unik & tanggal penerbitan.

• Nomor referensi AWB / HAWB yang valid.

• Jumlah koli dan berat (pieces & gross weight).

• Nama penerima yang diizinkan (consignee/agent/hauler) dan kontaknya.

• Syarat penyerahan (mis. “release upon Customs clearance”, “payment of charges”, atau “presentation of original AWB”).

• Keterangan tambahan: seal number, special handling notes.

• Tanda tangan/otorisasi (digital or physical) dan stempel perusahaan penerbit.

Dokumen pendukung yang umumnya harus siap: AWB asli (jika diminta), invois/packing list (untuk customs), surat kuasa (jika pihak ketiga mengambil), dan bukti pembayaran jika berlaku.

# Alur proses DO dalam pengeluaran kargo impor — step-by-step

1. Arrival & Discharge

   • Pesawat mendarat dan kargo dideshampen di terminal. Carrier/GHA mengupdate status (ARR, OFFLOAD).

2. Customs & Documentation

   • Konsignee/forwarder menyiapkan dokumen customs (commercial invoice, packing list, import permits). Customs menyelesaikan clearance (release or hold).

3. Permintaan DO

   • Setelah dokumen & kewajiban terpenuhi, pihak yang berhak (airline/forwarder) menerbitkan DO kepada terminal / gudang yang memegang barang.

4. Verifikasi Terminal

   • Terminal memverifikasi keaslian DO: nomor DO, penerbit, sinkronisasi dengan AWB/manifest, dan apakah semua biaya telah dibayar (storage / handling).

5. Pengambilan Barang

   • Truk/hauler datang ke gate dengan identitas dan dokumen pendukung. Terminal melakukan on-gate inspection, tandatangan gate receipt, dan menyerahkan kargo.

6. Pencatatan & Closing

   • Semua aktivitas dicatat di sistem TMS/WMS/TOS. DO diarsipkan, billing reconciled.

Setiap step punya potensi delay — kontingensi SOP dan checklist prarelease membantu mempercepat alur.

# Persyaratan dokumen pendukung yang biasa diminta sebelum DO bisa dieksekusi

DO sering bersyarat. Persyaratan umum:

• Customs clearance: bukti PEB/PIB atau clearance note.

• Payment of charges: bukti pelunasan biaya import, demurrage, storage, handling.

• Original AWB / surrender: beberapa airline mengharuskan original AWB diserahkan (surrender AWB) atau original AWB diserahkan di terminal sebelum DO.

• Surat kuasa (Letter of Authorization): bila pihak pengambil bukan consignee.

• Dokumen khusus (phytosanitary, veterinary, DG approvals) untuk barang tertentu.

• ID driver & vehicle documents: untuk gate security.

Terminal berhak menahan release bila syarat belum lengkap — ini adalah sumber utama dwell time.

# Perbedaan DO dengan AWB dan manifest — kenapa semuanya perlu konsisten?

• Air Waybill (AWB) adalah kontrak carriage antara shipper dan carrier. AWB menetapkan hak & kewajiban, termasuk identitas consignee, jumlah koli, dan nilai barang.

• Courier / Manifest adalah daftar muatan di flight.

• DO adalah perintah teknis untuk melakukan release di gudang/terminal.

Ketidaksesuaian antara AWB dan DO (mis. nama consignee berbeda, jumlah koli tidak cocok) membuat terminal menolak release hingga mismatch diselesaikan. Selalu sinkronkan AWB ↔ DO ↔ manifest.

# Bagaimana membaca dan memeriksa Delivery Order — checklist cepat untuk petugas gate

Saat menerima DO, petugas harus memeriksa minimal:

1. Apakah nomor AWB pada DO sama dengan yang ada di sistem manifest?

2. Apakah penerbit DO terdaftar & bertanggung jawab (carrier/GHA/forwarder)?

3. Apakah jumlah pieces & gross weight tercantum dan sesuai dengan label fisik?

4. Apakah ada syarat khusus (payment, customs, original AWB)?

5. Apakah ada tanda tangan/stempel digital yang valid?

6. Apakah ada surat kuasa bila pengambil bukan consignee?

7. Apakah nomor DO belum pernah digunakan (prevent duplicate release)?

Jika ada ketidakcocokan, lakukan exception handling sesuai SOP: hub issuers, catat masalah, jangan serahkan kargo tanpa klarifikasi tertulis.

# Kesalahan umum terkait DO dan cara mencegahnya

1. DO dikeluarkan ke pihak yang salah — akibatnya kargo ter-release ke pihak tak berhak. Pencegahan: validasi KTP/SIM driver dan surat kuasa.

2. Mismatch AWB vs DO — sering karena human error input. Pencegahan: gunakan EDI/scan-based matching.

3. DO tanpa bukti pelunasan biaya — menimbulkan sengketa tagihan. Pencegahan: integrate billing & release system.

4. DO palsu / fraud — DO fisik dipalsukan. Pencegahan: digital signatures, watermark, atau QR verification.

5. Pengeluaran DO sebelum customs clearance — menyebabkan hold oleh authorities. Pencegahan: checklist dokumen wajib.

Prosedur double-check (two-person rule) di area penerbitan/validator DO efektif menurunkan error.

# Electronic Delivery Order (e-DO) — trend & manfaat operasional

Transformasi digital membuat beberapa pihak beralih ke e-DO: DO yang diterbitkan dan disahkan melalui sistem, API, atau portal. Kelebihan e-DO:

• Kecepatan: mengurangi need for physical document handover.

• Keamanan: tanda tangan digital dan audit trail memudahkan verifikasi.

• Integrasi: terkoneksi langsung ke TOS/WMS untuk autorisasi otomatis saat syarat terpenuhi.

• Pengurangan fraud: QR/PKI-based verification mengurangi pemalsuan.

Namun e-DO butuh investasi IT, standar interoperabilitas, dan penerimaan dari stakeholders (airline, terminal, forwarder).

# Implikasi hukum & kepemilikan barang terkait DO

Secara hukum, DO bukan bukti kepemilikan terakhir (title) seperti bill of lading di laut, tapi di praktiknya DO menjadi instrumen eksekusi untuk pengambilan kargo. Dalam sengketa komersial, pengadilan akan melihat urutan dokumen dan perjanjian: AWB kontraktual, lalu DO sebagai instruksi teknis. Oleh karena itu kontrak antara forwarder dan shipper harus jelas apakah forwarder berwenang untuk menerbitkan DO dan kapan terjadinya transfer risiko/ownership.

Rekomendasi: cantumkan klausul dalam kontrak penjualan (INCOTERMS) dan perjanjian forwarder tentang kapan title/risiko berpindah agar tidak timbul konflik di saat release.

# Studi kasus singkat — masalah DO dan pembelajaran

Kasus: Paket impor bernilai tinggi tertahan tiga hari karena DO diterbitkan tanpa menyebutkan surat kuasa pihak pengambil. Terminal menolak menyerahkan kecuali surat kuasa asli disampaikan. Freight forwarder harus mengirim courier dokumen, menambah biaya dan dwell time.

Pelajaran: selalu pastikan persyaratan dokumen (surat kuasa, payment receipt) tercantum jelas di DO atau di sistem pre-advice; jika menggunakan e-DO, pastikan authorization flow mensyaratkan upload dokumen pendukung.

# Contoh format Delivery Order (template sederhana)

DELIVERY ORDER (DO) No: DO-2026-000123 Tanggal: 2026-02-18 Penerbit: PT. Contoh Air Logistics (GHA) Alamat : Jl. Kargo No. 1, Jakarta Contact: +62-21-xxxxxxx Referensi AWB: 123-45678901 HAWB (jika ada): HAWB-789012 Pieces: 5 Gross Weight: 250 KG Description: Electronic spare parts Release to: Nama: PT. Penerima Nusantara Alamat: Gudang A, Kawasan Industri X Contact Person: Budi (0812-xxxx-xxxx) Syarat Release: - Customs Clearance proof (PIB) harus diserahkan. - Invoice & Packing List harus sesuai. - Payment of terminal handling charges if applicable. Remarks: Seal No: S-000567 Special handling: FRAGILE / TOP LOAD Authorized by: Name: Siti Administrasi Position: Release Officer Signature / Stamp: [stamp & signature]

Template ini bisa disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

# Checklist praktik terbaik untuk freight forwarder & consignee sebelum meminta DO

• Pastikan AWB dan manifest terkonfirmasi: jumlah pieces & berat sesuai.

• Lengkapi dokumen customs (invoice, packing list, permits).

• Bayar semua biaya yang diperlukan (THC, storage, custom fees).

• Siapkan surat kuasa bila pihak ketiga mengambil kargo.

• Koordinasikan ETA/ETD dan slot pengambilan dengan trucking.

• Jika gunakan e-DO, pastikan akun terminal/airline terdaftar & dokumen terupload.

• Pastikan kontak driver dan detail kendaraan siap untuk gate-in verifikasi.

Checklist ini menghemat waktu dan mengurangi berulangnya kunjungan ke terminal.

# Rekomendasi sistem & teknis untuk terminal agar mengurangi risiko DO-related delays

1. Integrasi billing ↔ release — DO hanya dapat di-generate bila billing status “paid” atau ada guarantee.

2. Scan-based matching — AWB barcode harus dipindai dan dicocokkan dengan DO reference.

3. Digital signatures & QR validation pada DO untuk mencegah pemalsuan.

4. Pre-advice & slot booking untuk mengatur gate flow dan mengurangi antre.

5. Exception workflow — jalur cepat untuk klarifikasi DO mismatches (chat + ticketing).

6. Audit trail — simpan log DO issued, who authorized, timestamp, dan who picked up.

Implementasi sistem ini mengurangi human error dan meningkatkan throughput.

# Penutup — ringkasan & langkah praktis

Delivery Order adalah kunci operasional dalam release kargo udara. Meski tampak sekadar lembar perintah, ketidakakuratan DO berdampak nyata: barang tertahan, biaya naik, dan pelanggan marah

Siap mengirimkan kargo Anda? Kirimkan melalui Hasta Buana Raya untuk solusi logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62 822-3300-4972 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!