Cara Melacak Pengiriman Kargo Udara

Pendahuluan — Kenapa Pelacakan Kargo Udara Itu Krusial?

Dalam rantai pasok modern, kecepatan pengiriman tidak lagi cukup. Transparansi, kepastian waktu, dan kemampuan merespons cepat saat terjadi hambatan menentukan biaya dan reputasi bisnis. Pelacakan kargo udara bukan sekadar "mengetahui di mana barang", melainkan alat kontrol yang memungkinkan Anda:

• Mengurangi biaya tak terduga (demurrage, detention).

• Meminimalkan downtime produksi akibat keterlambatan suku cadang.

• Melindungi barang sensitif suhu dengan respons cepat saat terjadi excursion.

• Memberi informasi proaktif kepada pelanggan sehingga menurunkan jumlah inquiry.

• Mempercepat proses klaim bila terjadi kerusakan atau kehilangan.

Artikel ini menguraikan seluruh aspek pelacakan kargo udara — mulai hal paling dasar sampai trik tingkat lanjut — dengan bahasa yang mudah dimengerti dan contoh yang siap dipraktikkan.

Bagian 1 — Identitas Kargo: Nomor dan Dokumen yang Harus Diketahui

Sebelum mulai melacak, kenali dulu "kunci" identifikasi pengiriman Anda. Tanpa identifier yang tepat, pelacakan tidak mungkin dilakukan.

1.1 Air Waybill (AWB) — Kode Utama Pelacakan

Air Waybill (AWB) adalah dokumen kontrak pengangkutan udara. Nomor AWB biasanya berbentuk 11 digit: 3 digit prefix maskapai + 8 digit nomor shipment (contoh: 123-12345678). AWB bisa berupa:

• MAWB (Master AWB): diterbitkan oleh carrier untuk seluruh MAWB load; dipakai saat forwarder mengonsolidasikan HAWB.

• HAWB (House AWB): diterbitkan oleh freight forwarder untuk tiap pengirim kecil dalam satu MAWB.

Untuk tracking: masukkan nomor AWB (biasanya tanpa tanda strip) pada portal maskapai atau portal forwarder.

1.2 Nomor Booking dan Nomor Manifest

Kadang forwarder memberikan nomor booking atau nomor manifest internal. Nomor ini membantu dalam proses verifikasi internal tapi tidak selalu bisa dipakai di portal maskapai. Gunakan AWB untuk pelacakan publik.

1.3 Dokumen Pendukung yang Berguna saat Melacak

• Commercial Invoice (untuk verifikasi customs).

• Packing List (membantu konfirmasi isi saat inspeksi).

• Certificate of Origin / LARTAS / DG declaration (untuk rute yang membutuhkan perizinan).

• Foto pre-shipment dan nomor segel (untuk klaim cepat bila diperlukan).

Simpan salinan digital dokumen ini sehingga mudah diunggah saat eskalasi.

Bagian 2 — Kanal Pelacakan: Di Mana dan Bagaimana Melakukan Tracking

Ada beberapa kanal utama untuk melacak kargo udara. Pilih kanal yang paling sesuai berdasarkan siapa yang memegang AWB dan sifat pengiriman.

2.1 Portal Maskapai (Carrier Tracking)

Mayoritas maskapai kargo menyediakan portal pelacakan yang menerima nomor AWB. Kelebihan:

• Data langsung dari operator utama (on-board, departed, arrived).

• Informasi event penerbangan (flight number, ATA/ATD).

Kekurangan:

• Bila pengiriman melalui konsolidator, MAWB mungkin terlihat tetapi HAWB milik shipper kecil memerlukan forwarder untuk detail deconsolidation.

Cara pakai: buka situs maskapai → enter AWB → baca event log. Simpan screenshot event penting (departure, arrival, customs release).

2.2 Portal Freight Forwarder / Integrator

Freight forwarder dan integrator (kurir besar) biasanya punya portal atau dashboard dengan tracking lebih lengkap: pickup, acceptance, ULD build, release, out-for-delivery. Kelebihan:

• Visibility end-to-end (door-to-door jika mereka handle trucking).

• Attachment dokumen (invoice, POD, foto).

Jika Anda shipper, mintalah akses tracking atau minta forwarder mengirim FSU (Freight Status Update) berkala.

2.3 Portal Ground Handling Agent (GHA) & Terminal

Beberapa handler bandara menyediakan status inbound/outbound, termasuk ULD build dan unloading. Biasanya digunakan oleh maskapai dan forwarder — tidak semua shipper punya akses.

2.4 Customs / Broker Tracking

Untuk status clearance, portal bea cukai atau broker lokal akan menampilkan status filing, hold, atau release. Sangat penting untuk kasus impor dimana barang tertahan.

2.5 Notifikasi Email / SMS & Event Feed

Banyak operator mengirim FSU via email atau SMS: accepted, on board, departed, arrived, customs release, out for delivery, delivered. Pastikan contact person yang menerima notifikasi ter-update.

2.6 Integrasi Sistem (API)

Bagi perusahaan yang butuh visibility terotomatisasi, forwarder atau carrier biasanya menyediakan API untuk menarik event secara real-time ke TMS/WMS internal. Ini memerlukan setup awal namun mengurangi manual inquiry.

Bagian 3 — Membaca Event Status: Apa Arti Masing-Masing Status

Portal tracking menampilkan deretan event. Penting mengetahui arti setiap event supaya Anda bisa mengambil tindakan tepat.

3.1 Common Event & Apa Maknanya

• Booking Confirmed / Space Confirmed: ruang di penerbangan dialokasikan. Tidak berarti barang sudah diterima.

• Cargo Received / Accepted: barang sudah diterima oleh terminal/forwarder; weighing & dimensioning biasanya dilakukan. Waktu ini memicu pemrosesan dokumen export.

• ULD Built / Palletized: menandakan barang sudah dipalletisasi/masuk ULD. Penting untuk konsolidasi tracking.

• On Board / Loaded on Flight (OBC): barang sudah termuat ke pesawat — titik penting karena tanggung jawab fisik carrier dimulai.

• Departed / Airborne (ATD): pesawat sudah lepas landas. Pengirim bisa memproyeksikan ETA.

• Arrived / Landed (ATA): pesawat mendarat di bandara tujuan. Barang akan dipindahkan ke terminal.

• Unloaded to Terminal: ULD dibongkar dan barang masuk area inbound.

• Customs Cleared / Release: otoritas bea cukai memberikan izin keluarnya barang. Ini biasanya syarat untuk pickup.

• Out for Delivery / Trucking Scheduled: barang sedang dalam perjalanan ke consignee/gudang.

• Delivered / POD: pengiriman selesai; POD (Proof of Delivery) terkadang berupa foto dan tanda tangan digital.

• Exception / Held / Pending: status ini membutuhkan perhatian — kemungkinan disebabkan oleh dokumen tidak lengkap, DG issue, suhu excursion, atau damage.

3.2 Event Khusus untuk Cold Chain dan DG

• Temperature Excursion: data logger mencatat temperatur keluar dari threshold. Ini harus di-handle segera.

• DG Acceptance / DG Hold: barang berbahaya perlu verifikasi dokumen dan packing instruction; jika ada mismatch, item ditahan.

Bagian 4 — Langkah Praktis: Cara Melacak dari Awal sampai Akhir

Berikut checklist langkah demi langkah yang bisa Anda lakukan untuk melacak pengiriman kargo udara secara efektif.

4.1 Sebelum Barang Dikirim (Pra-shipment)

• Pastikan AWB/HAWB/MAWB diterbitkan: minta nomor AWB segera setelah booking.

• Simpan semua dokumen penting dalam folder digital (invoice, packing list, certificates).

• Tanyakan cut-off time, ULD build window, dan ETA flight.

• Jika barang suhu-sensitif, pastikan data logger aktif sebelum diserahkan.

4.2 Saat Barang Diterima (Acceptance)

• Dapatkan FSU: acceptance confirmation dari forwarder/terminal.

• Verifikasi actual weight & dimensions yang tercatat; jika mismatch, catat bukti foto.

• Minta nomor ULD dan seal number jika ada build.

4.3 Saat Di Pesawat dan Transit

• Pantau status OBC dan departed; catat flight number dan ETA tujuan.

• Jika ada transit, pastikan apakah MAWB melekat atau perlu deconsolidation di hub.

4.4 Ketika Tiba di Tujuan

• Cek status arrived & unloaded.

• Monitor pre-arrival filing status di broker atau portal customs: apakah ada hold?

• Jika hold, segera hubungi broker untuk mengetahui dokumen apa yang kurang.

4.5 Saat Customs Hold atau Exception

• Kumpulkan semua dokumen terkait (invoice, packing list, COO, permit).

• Ambil foto kemasan jika ada klaim kerusakan.

• Hubungi forwarder dan broker; minta klarifikasi alasan hold dan estimasi penyelesaian.

• Jika terkait suhu excursion, minta snapshot data logger dan tim technical assessment.

4.6 Saat Out for Delivery hingga Delivered

• Pastikan trucking details (carrier, vehicle plate, driver contact) diberikan.

• Setelah delivered, minta POD lengkap: tanda tangan, nama penerima, kondisi barang, jam terima.

• Simpan POD dan event log sebagai bukti untuk billing dan klaim.

Bagian 5 — Menangani Exception: Delay, Hold, Damage, dan Cara Cepat Mengatasi

Exception adalah momen uji kompetensi proses pelacakan. Langkah cepat dan dokumen lengkap menentukan seberapa cepat masalah terselesaikan.

5.1 Delay (Flight Delay / Offload)

Penyebab: cuaca, ketersediaan slot, kapasitas penuh, teknis aircraft. Tindakan:

• Pantau flight status via flight tracker; minta forwarder konfirmasi ETA baru.

• Untuk barang urgent, pertimbangkan NFO (next-flight-out) atau charter jika tersedia dan ekonomis.

• Informasikan consignee tentang potensi perubahan pickup.

5.2 Customs Hold

Penyebab: dokumen tidak lengkap, nilai dipertanyakan, LARTAS, atau inspeksi rutin. Tindakan:

• Dapatkan RIN (Reason of Inspection Notice) dari broker atau customs.

• Percepat submission dokumen yang diminta; jika membutuhkan izin tambahan, hubungi otoritas terkait.

• Jika hold karena undervaluation, siapkan bukti transaksi dan kontrak.

5.3 Damage dan Loss

Segera lakukan:

• Photo evidence pada saat ditemukan; jangan buang kemasan.

• Catat serial numbers dan kondisi paket.

• Laporkan incident ke carrier dan forwarder—mintalah PIR (Property Irregularity Report).

• Ajukan klaim ke asuransi sesuai policy timeframe (biasanya 7–14 hari untuk kerusakan).

5.4 Temperature Excursion (Cold Chain)

Langkah:

• Ambil data logger snapshot; catat durasi dan nilai suhu.

• Quarantine cargo dan lakukan potency/quality test jika perlu.

• Komunikasikan ke insurer, shipper, dan consignee; lakukan keputusan disposition (retain, recondition, destroy).

Bagian 6 — Komunikasi Efektif: Siapa Dihubungi dan Apa yang Harus Diberikan

Mengetahui siapa yang harus dihubungi, dan informasi apa yang perlu disediakan, mempercepat resolusi masalah.

6.1 Urutan Kontak Saat Exception

1. Freight forwarder (PIC operasional) — pertama.

2. Carrier / handling agent — untuk masalah on-board dan ramp.

3. Customs broker — untuk hold dan clearance issues.

4. Insurer / underwriter — untuk kasus klaim.

5. Consignee / depot lokal — koordinasi pickup.

6.2 Informasi yang Harus Dikirim saat Mengajukan Inquiry atau Eskalasi

• Nomor AWB (MAWB/HAWB).

• Deskripsi singkat masalah (delay, hold, damage) dan waktu kejadian.

• Foto bukti (packaging, nomor segel, kondisi barang).

• Dokumen pendukung (invoice, packing list, certificates).

• Contact person (nama, email, nomor telepon) dan preferensi waktu contact.

Gunakan template email yang ringkas dan terstruktur agar penerima dapat cepat bertindak.

Bagian 7 — Template Email Eskalasi (Bisa Langsung Dipakai)

Gunakan template ini sebagai dasar eskalasi resmi kepada forwarder atau carrier.

Subjek: Eskalasi – AWB [123-12345678] – [TYPE: HOLD / DAMAGE / TEMP EXCURSION]

Kepada Tim Operasional [Forwarder/Carrier], Kami mengeskalasikan shipment dengan detail berikut: - AWB: 123-12345678 (MAWB/HAWB jika ada) - Shipper: PT. Contoh Kirim - Consignee: PT. Contoh Terima - Origin: CGK | Dest: LHR - Tgl/Time kejadian: 2025-09-XX 14:30 (WIB) - Jenis masalah: [contoh: customs hold karena missing phytosanitary certificate] Dokumen terlampir: 1. Commercial Invoice (INV-xxxx.pdf) 2. Packing List (PL-xxxx.pdf) 3. Certificate of Origin (COO-xxxx.pdf) 4. Foto kondisi paket (photo_1.jpg, photo_2.jpg) 5. Data logger snapshot (apabila cold chain) Mohon konfirmasi langkah perbaikan dan estimasi waktu penyelesaian paling lambat 4 jam dari email ini. Jika memerlukan dokumen tambahan, silakan informasikan detail dokumen yang diperlukan dan kami akan menyerahkan secepatnya. PIC dari pihak kami: Nama: Budi Santoso Email: budi@contoh.co.id Phone/WA: +62 812-xxx-xxxx Terima kasih atas perhatian dan segera tindak lanjutnya. Hormat kami, Tim Logistik PT. Contoh

Gunakan cc ke broker atau insurer bila relevan.

Bagian 8 — Trik Praktis & Best Practices untuk Pelacakan yang Lebih Efektif

Berikut sekumpulan trik praktis dari pengalaman lapangan.

8.1 Minta Pre-Arrival FSU

Minta forwarder untuk mengirim status pre-arrival (dokumen diterima, manifest filed) — ini membantu broker menyiapkan clearance lebih cepat.

8.2 Simpan Bukti Pre-Shipment

Foto packing, segel, dan barang sebelum handover berguna jika klaim kerusakan muncul.

8.3 Optimalkan Penggunaan Nomor AWB

Sertakan AWB di semua komunikasi, label, dan file digital. Hindari typo saat memasukkan nomor AWB ke portal tracking.

8.4 Pilih Forwarder yang Memberi Visibility End-to-End

Portal forwarder yang memberikan attachment dokumen, foto, dan FSU mempersingkat lead time inquiry.

8.5 Set Alert & Notification Rules

Jika menggunakan portal yang menyediakan notifikasi, atur alert untuk event penting (customs release, exception, delivered).

8.6 Buat Playbook Eskalasi

Dokumen singkat yang menyebut siapa dihubungi (nama/nomer/role) dan apa langkah awal untuk setiap jenis exception.

Bagian 9 — KPI yang Relevan untuk Mengukur Efektivitas Pelacakan

Untuk organisasi, ukur performa pelacakan dengan KPI berikut:

• FSU Coverage Rate (%): persentase shipment yang mendapatkan update per event penting (accepted, on-board, arrived, released, delivered). Target >95%.

• FSU Timeliness (%): persentase FSU yang dikirim sesuai SLA waktu.

• Exception Response Time (avg): rata-rata waktu dari laporan exception sampai respons pertama. Target <60 menit untuk kasus kritis.

• Customs Clearance Lead Time (avg): rata-rata waktu clearance import.

• POD Availability Rate (%): persentase shipment yang memiliki bukti POD terlampir pada saat closeout.

• Inquiry Volume Reduction (%): penurunan jumlah panggilan/email tracking manual setelah sistem tracking diimplementasikan.

Pantau KPI ini agar proaktif memperbaiki proses pelacakan.

Bagian 10 — Studi Kasus Singkat: Pelacakan yang Menyelamatkan Operasi

Kasus: Spare Part Pesawat — Respons NFO

Sebuah maskapai MRO (maintenance, repair, overhaul) membutuhkan spare part kritis. Forwarder memantau AWB; saat flight cancelled, mereka segera menghubungi carrier untuk NFO dan mengalihkan cargo ke pesawat berikutnya. Berkat notifikasi real-time dan kontak prioritas, spare part tiba sebelum batas pengujian mesin, menghindari penundaan penerbangan komersial senilai ratusan ribu dolar.

Pembelajaran: kombinasi tracking real-time, hubungan baik forwarder–carrier, dan eskalasi cepat menjadi penyelamat.

Bagian 11 — Checklist Ringkas untuk Pelacakan (Siap Cetak)

Gunakan checklist ini sebelum pengiriman agar pelacakan optimal:

Pra-shipment

• Nomor AWB diterbitkan dan dicatat.

• Dokumen utama digital tersedia (invoice, PL, COO, permits).

• Foto pre-shipment & segel tercatat.

• Data logger diaktifkan (untuk cold chain) dan baseline temperature dicatat.

Acceptance & Pre-flight

• FSU acceptance diterima.

• Actual weight & dimensions diverifikasi.

• ULD number & seal number dicatat.

• Manifest & pre-arrival filing dilakukan.

Arrival & Delivery

• Flight ATA & unloading to terminal dicatat.

• Customs broker notified & pre-clearance status OK.

• Trucking scheduled & driver contact tersedia.

• POD diterima dan tersimpan.

Exception

• Foto bukti dan dokumen pendukung dikumpulkan.

• Email eskalasi dikirim ke forwarder/carrier/broker/insurer.

• Timeline penyelesaian dimonitor dan dicatat.

Bagian 12 — Glosarium Singkat Istilah Pelacakan

• AWB: Air Waybill — nomor utama pelacakan.

• MAWB / HAWB: Master / House AWB.

• FSU: Freight Status Update — notifikasi event pengiriman.

• OBC: On Board Cargo.

• ATA / ATD: Actual Time of Arrival / Departure.

• NFO: Next Flight Out — prioritas ke flight berikutnya.

• POD: Proof of Delivery.

• ULD: Unit Load Device — kontainer atau pallet kargo.

• Customs Hold: Penahanan oleh otoritas pabean.

Penutup — Mengubah Pelacakan Menjadi Keunggulan Operasional

Melacak pengiriman kargo udara secara efektif memadukan persiapan dokumen, penggunaan kanal yang tepat, interpretasi event status, dan tindakan cepat saat exception muncul. Dengan nomor AWB sebagai kunci, portal maskapai serta portal forwarder sebagai sumber utama, dan checklist operasional sebagai panduan, Anda dapat mengurangi risiko, mempercepat respon, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Siap mengirimkan kargo udara Anda? Kirimkan melalui Hasta Buana Raya untuk solusi logistik yang andal dan aman!
👉 Hubungi 📱 +62-822-5840-1230 (WhatsApp/Telepon) untuk informasi lebih lanjut dan solusi pengiriman terbaik!

Digital Marketing

Jumat, 26 September 2025 10:00 WIB